Aplicação de contabilidade: o que deve cobrir num gabinete e o que não substitui

O erro mais comum ao procurar uma aplicação de contabilidade é pedir a uma única ferramenta que faça tudo: lançamentos, faturação certificada, gestão da carteira e submissão à AT. Na prática, são quatro camadas diferentes. Uma aplicação de gestão do gabinete, como o Konta, prepara e confere; o programa de contabilidade organizada lança e apura; o programa de faturação certificado emite; e a submissão é sempre sua.

O que significa "aplicação de contabilidade" num gabinete

A expressão cobre três tipos de ferramenta que convém não misturar:

• Programa de contabilidade organizada: plano de contas, lançamentos, balancetes, apuramento. É o núcleo técnico do gabinete.
• Programa de faturação certificado: emite as faturas do cliente e exporta o SAF-T de faturação. É do cliente, não do gabinete.
• Aplicação de gestão do gabinete: carteira de clientes, prazos, documentos, tarefas e conferência. É a camada que evita que o gabinete dependa de folhas de cálculo e memória.

Se quer perceber melhor a primeira categoria, leia Programa de contabilidade: o que faz, o que não faz e como escolher. Este artigo foca-se na terceira, porque é a que a maioria dos gabinetes resolve mal. Para o enquadramento mais geral da mudança, veja Contabilidade digital: o que muda num gabinete e o que continua a ser seu.

O que uma boa aplicação de contabilidade deve cobrir

Para um contabilista certificado, os critérios que contam são operacionais, não de marketing. Verifique se a aplicação:

1. Guarda a ficha fiscal de cada cliente: NIF, regime de IVA e periodicidade. Sem isto, os prazos não podem ser calculados por cliente.
2. Mostra o calendário com o estado por cliente: não basta uma lista de datas gerais, precisa de saber quem já está preparado e quem não está.
3. Lê o SAF-T de faturação: com totais de IVA por taxa e período identificado, para conferir antes de trabalhar o ficheiro.
4. Organiza documentos e tarefas por cliente: para que o pedido de um comprovativo não fique numa conversa de e-mail.
5. Trata dos recibos de renda em lote: relevante se tem clientes senhorios.
6. Diz claramente o que não faz: uma aplicação que promete submeter declarações por si deve levantar dúvidas.

Porque a ficha fiscal vem primeiro

O prazo da declaração periódica de IVA depende do regime e da periodicidade do cliente. Nos termos do artigo 41.º do Código do IVA, a declaração mensal é entregue até ao dia 10 do segundo mês seguinte e a trimestral até ao dia 15 do segundo mês seguinte. Em outubro de 2026, isto significa que o IVA de setembro (mensal) e o do terceiro trimestre (trimestral) estão no radar de novembro. Confirme sempre a data efetiva no Portal das Finanças, porque os prazos podem ser alterados por despacho ou por coincidência com dias não úteis.

Se a periodicidade de cada cliente não estiver registada num único sítio, o calendário fica a depender de quem se lembra. Para uma abordagem completa, veja Obrigações fiscais de uma carteira de clientes: como organizá-las sem falhar prazos e Calendário fiscal 2026: os prazos que um gabinete de contabilidade não pode falhar.

Folha de cálculo, programa de contabilidade ou aplicação de gestão?

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Folha de cálculo	Custo zero, flexível, serve para 5 clientes	Sem alertas, sem estado por cliente, depende de disciplina individual
Programa de contabilidade organizada	Lançamentos, apuramento, obrigações contabilísticas	Normalmente não organiza tarefas, documentos e prazos de toda a carteira
Ferramentas genéricas de tarefas	Flexíveis e baratas	Não conhecem NIF, regime de IVA nem SAF-T
Konta	Ficha fiscal, calendário por cliente, leitura de SAF-T, recibos de renda em lote	Não lança contabilidade, não emite faturas, não submete à AT

Se tem cinco clientes e uma folha bem mantida, pode não precisar de mais nada. Se a carteira já passa de 15 ou 20 clientes e as periodicidades diferem, a folha começa a falhar precisamente nos casos que mais custam.

Como o Konta resolve isto

O Konta (konta.pt) é um software português para contabilistas certificados e gabinetes. Entrou em serviço em 2026 e foi pensado para a camada de gestão, não para substituir o seu programa de contabilidade. O que faz:

• Carteira de clientes com ficha fiscal: NIF, regime de IVA e periodicidade.
• Calendário das obrigações fiscais com os prazos da AT e o estado por cliente.
• Leitura de ficheiros SAF-T XML de faturação, com totais de IVA por taxa (6%, 13% e 23%) e o período identificado.
• Documentos e tarefas por cliente.
• Imóveis, inquilinos e contratos, com geração de recibos de renda em lote.

A regra que não muda: o Konta prepara e confere, e a submissão é sempre sua. Não submete declarações à AT, não substitui um programa de contabilidade organizada nem um programa de faturação certificado. Lê o SAF-T que o programa de faturação do cliente exporta.

Três passos para começar

1. Registe os clientes com NIF, regime de IVA e periodicidade.
2. Abra o calendário e veja o estado das obrigações por cliente.
3. Carregue o SAF-T de um cliente e confira os totais por taxa antes de o usar no seu programa.

Sobre a conferência do ficheiro, veja Como validar o SAF-T: o que conferir antes de usar o ficheiro do cliente. Para os senhorios da carteira, Recibos de renda eletrónicos: como conferir e preparar os de toda a carteira.

Preços publicados

Todas as funcionalidades estão incluídas em todos os planos; muda apenas o número de clientes. Os valores são mensais e sem IVA:

Plano	Preço	Clientes
Solo	12,50 EUR	até 5
Início	17 EUR	até 15
Essencial	26 EUR	até 30
Gabinete	35 EUR	até 50
Escritório	53 EUR	até 120
Ilimitado	89 EUR	sem limite

No pagamento anual, ficam dois meses gratuitos.

Quando outra opção pode servir melhor

Se o seu problema é lançar contabilidade, apurar resultados ou emitir faturas, o Konta não é a resposta: precisa de um programa de contabilidade organizada e de faturação certificada. Se trabalha com poucos clientes e uma folha de cálculo que mantém sem falhas, a mudança pode não compensar. Antes de decidir por qualquer ferramenta, teste-a com clientes reais, como explica Programa para contabilistas: como testá-lo com três clientes reais antes de o adotar.

Perguntas Frequentes

Qual é a melhor aplicação de contabilidade para um gabinete pequeno?

Depende da camada que quer resolver. Para lançamentos e apuramento, precisa de um programa de contabilidade organizada. Para a gestão da carteira, prazos, documentos e conferência de SAF-T, uma aplicação como o Konta, a partir de 12,50 EUR/mês sem IVA no plano Solo (até 5 clientes).

O Konta submete as declarações à AT?

Não. O Konta prepara e confere, e a submissão é sempre do contabilista. Também não substitui um programa de contabilidade organizada nem um programa de faturação certificado.

Uma aplicação de contabilidade lê o SAF-T do cliente?

O Konta lê ficheiros SAF-T XML de faturação e mostra os totais de IVA por taxa (6%, 13% e 23%) com o período identificado. O ficheiro tem de ser exportado pelo programa de faturação do cliente; o Konta não o gera.

Quanto custa o Konta?

Os planos vão de 12,50 EUR/mês (Solo, até 5 clientes) a 89 EUR/mês (Ilimitado), sem IVA. Todas as funcionalidades estão em todos os planos e, no pagamento anual, ficam dois meses gratuitos.

Próximo passo

Registe os seus clientes no Konta em konta.pt e confira o calendário de novembro por cliente antes de os prazos de IVA de setembro e do terceiro trimestre chegarem.