Programa de contabilidade: o que faz, o que não faz e como escolher
O programa de contabilidade regista e apura, mas não gere a carteira nem os prazos do gabinete. Veja onde acaba um e começa o outro, e o que exigir a cada ferramenta.
O melhor programa de contabilidade para o seu gabinete pode não ser o que lhe organiza os clientes e os prazos, porque são funções diferentes. O programa de contabilidade regista, classifica e apura; a gestão do gabinete controla quem entrega o quê e quando. O Konta faz a segunda parte e não substitui a primeira.
O que um programa de contabilidade cobre e o que deixa de fora
Um programa de contabilidade organizada trata do que a lei lhe exige: lançamentos, plano de contas, balancetes, apuramentos e as demonstrações que daí saem. É o sítio onde a escrita do cliente vive e onde o contabilista certificado assume a responsabilidade técnica pelo que lança.
O que costuma ficar de fora, ou fica pouco desenvolvido, é a gestão do escritório à volta dessa escrita:
- a ficha fiscal de cada cliente num só sítio (NIF, regime de IVA, periodicidade);
- o calendário das obrigações com o estado de cada cliente, e não apenas a data;
- os documentos e as tarefas pendentes por cliente;
- a leitura rápida do SAF-T de faturação para conferir totais antes de apurar;
- a gestão de imóveis, inquilinos e recibos de renda para quem tem essa carteira.
Quando estas coisas vivem em folhas de cálculo, e-mails e na memória de quem está no escritório, o problema não é o programa de contabilidade. É a falta de uma camada de controlo por cima dele.
Programa de contabilidade, faturação certificada e gestão do gabinete: três camadas
A confusão mais comum é tratar tudo como "o software". Na prática são três camadas com responsabilidades distintas:
| Camada | Função | Quem a fornece |
|---|---|---|
| Faturação certificada | Emite as faturas e exporta o SAF-T de faturação | O programa de faturação do cliente |
| Programa de contabilidade | Escrituração, apuramentos e declarações | O programa que o gabinete já usa |
| Gestão do gabinete | Carteira, prazos, documentos, tarefas, rendas | Ferramenta própria, como o Konta |
Nenhuma camada substitui as outras. Um programa de faturação certificada não faz a escrita do cliente, e um programa de contabilidade raramente diz, de relance, quais os clientes de IVA mensal que ainda não entregaram documentos. Misturar as camadas é o que leva a escolher software por funcionalidades que depois ninguém usa.
Quando o SAF-T faz a ponte entre as camadas
O ficheiro SAF-T XML de faturação é exportado pelo programa de faturação do cliente e é o ponto de contacto natural entre a faturação e a contabilidade. Ler esse ficheiro antes de lançar ou apurar permite detetar cedo diferenças de totais, períodos trocados ou ficheiros do mês errado.
O Konta lê o SAF-T de faturação e mostra os totais de IVA por taxa, 6%, 13% e 23% (taxas do continente, previstas no artigo 18.º do Código do IVA), com o período identificado. Serve para conferir. A declaração continua a ser preparada e submetida por si, no seu programa e no Portal das Finanças.
Como escolher um programa de contabilidade para o gabinete
O critério útil não é a lista de módulos. É o que muda no seu dia a dia. Antes de decidir, responda a estas perguntas:
- Consegue exportar a escrita e os dados dos clientes se um dia mudar de programa?
- O programa acompanha a periodicidade de IVA de cada cliente? O artigo 41.º do Código do IVA distingue o regime mensal do trimestral em função do volume de negócios do ano anterior, com um limiar de 650 000 EUR. Confirme o valor em vigor no Portal das Finanças, porque estes parâmetros são alterados.
- Integra bem com os programas de faturação que os seus clientes já usam?
- O custo cresce com o número de clientes, com o número de utilizadores ou com módulos?
- Quanto do trabalho de acompanhamento (prazos, documentos em falta) continua a depender de folhas de cálculo?
Se a resposta à última pergunta for "quase tudo", o ganho maior não está em trocar de programa de contabilidade. Está em separar o controlo do gabinete da escrita. Analisámos essa separação, com uma lista do que a ferramenta deve cobrir, no artigo Software de contabilidade: o que deve cobrir num gabinete em 2026.
Onde entra o Konta e quanto custa
O Konta é um software português para contabilistas certificados e gabinetes. Entrou em serviço em 2026 e faz quatro coisas: carteira de clientes com ficha fiscal, calendário das obrigações fiscais com os prazos da AT e o estado por cliente, leitura de SAF-T com totais de IVA por taxa, e documentos e tarefas por cliente. Tem ainda imóveis, inquilinos e contratos, com geração de recibos de renda em lote.
Prepara e confere. Não submete declarações à AT, não substitui o seu programa de contabilidade e não substitui a faturação certificada do cliente. A submissão é sempre sua.
O preço depende só do número de clientes, sempre sem IVA, com todas as funcionalidades em todos os planos:
| Plano | Preço por mês | Clientes |
|---|---|---|
| Solo | 12,50 EUR | até 5 |
| Início | 17 EUR | até 15 |
| Essencial | 26 EUR | até 30 |
| Gabinete | 35 EUR | até 50 |
| Escritório | 53 EUR | até 120 |
| Ilimitado | 89 EUR | sem limite |
Pagando ao ano, tem dois meses gratuitos.
Perguntas Frequentes
O que é um programa de contabilidade e o que faz?
É o software onde o contabilista regista a escrita do cliente: lançamentos, plano de contas, balancetes e apuramentos. Não é o mesmo que o programa de faturação, que emite as faturas, nem que uma ferramenta de gestão do gabinete, que controla clientes, prazos e documentos.
O Konta substitui o meu programa de contabilidade?
Não. O Konta prepara e confere: organiza a carteira, mostra o calendário de obrigações e lê o SAF-T para conferir totais de IVA. A escrita continua no seu programa de contabilidade e a submissão à AT é sempre feita por si.
Posso usar o Konta com o programa de faturação dos meus clientes?
O Konta lê o ficheiro SAF-T XML de faturação que o programa do cliente exporta, e não o substitui. Basta exportar o ficheiro do período em causa e carregá-lo para ver os totais de IVA por taxa e o período identificado.
Quanto custa o Konta para um gabinete pequeno?
O plano Solo custa 12,50 EUR por mês, sem IVA, até 5 clientes. O plano Início custa 17 EUR até 15 clientes e o Essencial 26 EUR até 30. Todas as funcionalidades estão em todos os planos, e só muda o número de clientes.
O passo seguinte
Antes de trocar de programa de contabilidade, faça um teste simples: liste os prazos e documentos em falta dos seus cinco clientes mais exigentes e veja onde essa informação está hoje. Se estiver espalhada, escolha o plano do Konta que cobre a sua carteira em konta.pt e junte a ficha fiscal e o calendário desses clientes. Confirme sempre os prazos e parâmetros em vigor no Portal das Finanças.