Como validar o SAF-T: o que conferir antes de usar o ficheiro do cliente

O erro mais comum ao validar SAF-T é dar o ficheiro por bom só porque o validador não devolveu erros. Essa validação confirma a estrutura do XML, não confirma que o período é o certo nem que os totais de IVA por taxa correspondem ao que o cliente realmente faturou. A validação completa tem duas camadas: a estrutural, feita no validador de SAF-T (PT) do Portal das Finanças, e a de conteúdo, que é sua.

Validar SAF-T é validar duas coisas diferentes

Um ficheiro pode estar bem formado e continuar errado. O esquema XML verifica se os campos existem, se os tipos e os formatos estão corretos e se a ordem dos elementos é a esperada. Não sabe se o cliente exportou o mês de agosto quando lhe pediu setembro, nem se uma série de documentos ficou de fora da exportação.

Por isso, na prática, convém separar:

• Validação estrutural: o ficheiro cumpre o esquema do SAF-T (PT)? É o que o validador da AT devolve, com erros e avisos.
• Validação de conteúdo: o ficheiro representa o que deveria representar? Período, NIF, tipo de ficheiro, totais e taxas. Nenhum validador oficial a faz por si.

Se trabalha com clientes cuja faturação vem de programas diferentes, a segunda camada é onde se perde tempo e onde nascem as correções tardias.

O que conferir no cabeçalho antes de olhar para os documentos

O cabeçalho (Header) resolve metade dos problemas em trinta segundos. Confirme:

1. NIF do emitente (TaxRegistrationNumber): é o do cliente em causa. Ficheiros trocados entre clientes com nomes parecidos acontecem mais do que se admite.
2. Período (StartDate e EndDate): cobre exatamente o mês ou o trimestre que vai tratar, sem sobreposições nem buracos em relação ao ficheiro anterior.
3. Ano fiscal (FiscalYear): coerente com as datas. Em clientes com ano não coincidente com o civil, este campo merece atenção.
4. Tipo de ficheiro (TaxAccountingBasis): o SAF-T de faturação tem o valor F. Um ficheiro de contabilidade ou integrado tem outro conteúdo e outro propósito.
5. Versão do esquema e software emissor: a versão indicada deve ser a que o validador da AT aceita à data. Consulte no Portal das Finanças qual está em vigor, porque muda.

Validação de conteúdo: os totais de IVA por taxa

É aqui que o seu conhecimento fiscal pesa mais do que qualquer ferramenta. Nos documentos, cada linha tem um código de imposto (TaxCode) e uma taxa: NOR para a taxa normal, INT para a intermédia, RED para a reduzida, ISE para a isenção. No continente, as taxas são 23%, 13% e 6%, nos termos do artigo 18.º do Código do IVA. Nas regiões autónomas as taxas são outras, por isso confirme sempre o território do cliente antes de concluir que há um erro.

O que vale a pena cruzar:

• Totais por taxa contra o esperado: se um cliente de restauração aparece com 6% dominante e de repente surge uma base a 23%, pergunte porquê antes de preparar a declaração.
• Isenções sem motivo: linhas com ISE exigem o motivo de isenção preenchido, com a referência legal correspondente. Linhas isentas sem motivo são um sinal de exportação mal parametrizada.
• Documentos anulados: o estado do documento (DocumentStatus) distingue os normais dos anulados. Um total que os inclua por engano desvia a base de tributação.
• Numeração e séries: saltos na sequência de uma série devem ter explicação. O artigo 36.º do Código do IVA fixa as regras de emissão de faturas, e a numeração sequencial faz parte delas.
• Notas de crédito: devem reduzir a base e o imposto do período em que são emitidas. Confirme que o sinal está a ser tratado como espera.

Se os totais do SAF-T não batem com os do programa de faturação do cliente, o problema está quase sempre na exportação, e não na sua conferência. Peça um novo ficheiro em vez de corrigir à mão o XML.

Erros de validação mais frequentes e a causa habitual

Sintoma	Causa habitual
Ficheiro rejeitado pela estrutura	Caracteres inválidos no XML, campos obrigatórios vazios ou versão do esquema desatualizada
Período diferente do pedido	O cliente exportou o intervalo de datas errado
Totais de IVA que não batem	Documentos anulados incluídos, ou séries em falta
Isentos sem motivo	Parametrização do artigo no programa de faturação
NIF que não é o do cliente	Ficheiro de outro cliente ou de outra entidade do grupo

Note que corrigir o XML à mão para passar a validação não é boa ideia. O ficheiro deve sair do programa de faturação certificado do cliente, e é esse programa que deve ser corrigido.

Como o Konta resolve isto

O Konta não é um validador oficial e não substitui o da AT, nem o programa de faturação do cliente. Faz a segunda camada: lê o ficheiro SAF-T XML de faturação que o programa do cliente exporta e mostra o período identificado e os totais de IVA por taxa (6%, 13% e 23%), para que a conferência não dependa de abrir o XML.

Na prática:

1. Guarde a ficha fiscal do cliente: NIF, regime de IVA e periodicidade ficam na carteira de clientes, e é contra isso que lê o ficheiro.
2. Carregue o SAF-T do cliente: o Konta identifica o período e apresenta os totais por taxa.
3. Compare com a declaração em preparação: confirma o resultado e, se há divergência, pede novo ficheiro ao cliente, com o pedido registado nas tarefas e documentos do cliente.

O Konta prepara e confere. A submissão à AT é sempre sua. Os prazos de cada cliente ficam no calendário das obrigações, que pode cruzar com o calendário fiscal 2026. Se ainda está a decidir que ferramenta usar, veja o que um software de contabilidade deve cobrir num gabinete.

Os planos publicados, sem IVA, são estes: Solo, 12,50 EUR por mês até 5 clientes; Início, 17 EUR até 15; Essencial, 26 EUR até 30; Gabinete, 35 EUR até 50; Escritório, 53 EUR até 120; e Ilimitado, 89 EUR. Todas as funcionalidades estão em todos os planos e só muda o número de clientes. Pagando ao ano, tem dois meses grátis.

Comparação: como validar e conferir o SAF-T

Opção	Onde é mais forte	Limite
Validador da AT no Portal das Finanças	Confirma a estrutura contra o esquema oficial	Não confere totais, período nem coerência com a declaração
Abrir o XML ou usar Excel	Sem custo adicional, controlo total	Lento, sujeito a erro e difícil de repetir em muitos clientes
Programa de contabilidade	Contabiliza e integra os dados	Pensado para a contabilidade organizada, não para a triagem rápida de ficheiros
Konta	Totais de IVA por taxa e período identificados, por cliente	Não valida contra o esquema oficial nem submete nada

Se tem cinco clientes e um Excel bem montado, pode não precisar de mais nada. O ganho aparece quando o número de ficheiros por mês passa a ser difícil de acompanhar. Se quer perceber onde acaba um programa de contabilidade e começa a preparação, leia o que faz e o que não faz um programa de contabilidade.

Perguntas Frequentes

O validador da AT chega para validar o SAF-T?

Não chega por si. Confirma que o ficheiro cumpre a estrutura do SAF-T (PT), mas não verifica se o período é o pretendido, se os totais de IVA correspondem à faturação real ou se há séries em falta. Essa conferência de conteúdo fica a cargo do contabilista.

Que dados do cabeçalho devo confirmar primeiro?

O NIF do emitente, as datas de início e fim, o ano fiscal e o tipo de ficheiro (TaxAccountingBasis). Um ficheiro de faturação tem o valor F. Se algum destes falhar, é inútil analisar os documentos e deve pedir um novo ficheiro.

Posso corrigir o XML à mão para passar na validação?

Não deve. O SAF-T tem de sair do programa de faturação certificado do cliente, e um ficheiro editado deixa de corresponder ao que o programa registou. Corrija a parametrização na origem e exporte de novo.

O Konta submete o SAF-T ou as declarações à AT?

Não. O Konta lê o SAF-T de faturação exportado pelo programa do cliente, mostra o período e os totais de IVA por taxa, e ajuda a preparar e conferir. A submissão é sempre do contabilista.

Próximo passo

Pegue no último SAF-T de um cliente, confirme o cabeçalho e compare os totais por taxa com o que tem preparado. Para o fazer sem abrir o XML, experimente o Konta em konta.pt.