CRM para contabilidade: o que um gabinete deve exigir e onde o Konta entra

Um CRM para contabilidade só serve a um gabinete se guardar a ficha fiscal de cada cliente (NIF, regime de IVA, periodicidade), ligar essa ficha às obrigações com prazo e mostrar o que está pendente por cliente. Um CRM comercial genérico gere contactos e propostas, mas não sabe que um cliente entrega IVA mensal e outro trimestral. O Konta junta a carteira de clientes e as obrigações no mesmo sítio, mas a submissão fica sempre consigo.

O que é diferente num CRM para um gabinete de contabilidade

Numa empresa comercial, o CRM acompanha oportunidades de venda. Num gabinete, a relação com o cliente é contínua e dominada por prazos que não negociam. O que interessa registar é diferente:

• NIF, morada fiscal e atividade do cliente.
• Regime de IVA (mensal, trimestral, isento) e regime de IRC ou IRS aplicável.
• Periodicidade de cada obrigação e a data limite a que se refere.
• Quem no gabinete é responsável por cada cliente.
• Documentos recebidos e tarefas em aberto.

Se o CRM não ligar estes dados a datas, a ficha de cliente é apenas uma agenda de contactos com mais campos.

Quais os requisitos mínimos de um CRM de contabilidade?

O critério prático é simples: o CRM tem de responder, sem abrir o Portal das Finanças cliente a cliente, à pergunta «o que falta entregar esta semana, e de quem?». Para isso, exija:

1. Ficha fiscal estruturada. Campos próprios para regime de IVA e periodicidade, não notas em texto livre.
2. Obrigações geradas a partir da ficha. Se muda o regime de IVA do cliente, as obrigações seguintes devem mudar com ele.
3. Prazos com fonte. Por exemplo, a declaração periódica de IVA mensal vence até ao dia 10 do segundo mês seguinte e a trimestral até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre (artigo 41.º do Código do IVA). Confirme sempre a data concreta no Portal das Finanças, porque os prazos podem ser alterados por despacho ou portaria.
4. Estado verificável. Uma obrigação «cumprida» deve poder ser confirmada, não apenas marcada à mão.
5. Colaboradores com permissões. Em gabinetes com mais de uma pessoa, nem todos devem ver ou editar tudo.
6. Importação da carteira existente. Recomeçar a escrever 80 clientes à mão é o motivo mais comum para abandonar uma ferramenta.

Para a visão de conjunto das obrigações por carteira, veja como organizar as obrigações fiscais de uma carteira de clientes.

CRM genérico, folha de Excel ou software feito para contabilistas?

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Folha de Excel	Custo zero, total liberdade, ideal com poucos clientes	Sem alertas, depende de quem a atualiza, difícil com vários colaboradores
CRM comercial genérico	Contactos, histórico de comunicações, pipeline de propostas	Não conhece regimes fiscais nem prazos; obriga a construir tudo à mão
Software para contabilistas (Konta)	Ficha fiscal, obrigações automáticas, leitura de SAF-T, calendário da AT	Não é um programa de contabilidade nem de faturação certificada

Se tem cinco clientes, todos com o mesmo regime, uma folha bem mantida pode bastar. Se já passou dos 15 ou 20 clientes, ou se tem colaboradores, o custo de manter a folha atualizada tende a ultrapassar o de uma ferramenta própria. E se o que procura é gerir o pipeline comercial do gabinete (propostas a potenciais clientes), um CRM comercial faz esse trabalho melhor do que o Konta.

Como o Konta resolve isto

O Konta é software português para contabilistas certificados e gabinetes. Em vez de ser um CRM de vendas, parte da ficha fiscal do cliente e constrói o trabalho a partir daí.

• Carteira de clientes com ficha fiscal: NIF, regime de IVA e periodicidade. Pode importar a carteira a partir de Excel.
• Obrigações por cliente criadas sozinhas, com visto automático quando o Konta confirma que estão cumpridas: recibos e faturas emitidos, SAF-T enviado ou já na AT, inexistência comunicada, DMR aceite, declaração trimestral da Segurança Social entregue.
• Calendário fiscal da AT verificado todos os dias.
• Documentos e tarefas por cliente, e colaboradores com permissões.
• Email próprio por cliente (@konta.pt), que importa o SAF-T reencaminhado para ele.
• Leitura do SAF-T de faturação (XML ou ZIP): identifica cliente e período e mostra, por mês, os valores faturados sem IVA, divididos em bens, serviços e outros, excluindo documentos anulados (A) e já faturados (F), com exportação em CSV. O Konta não calcula totais de IVA por taxa.

Para começar:

1. Importe a carteira em Excel ou crie os clientes e preencha a ficha fiscal.
2. Confirme que as obrigações de cada cliente foram criadas de acordo com o regime e a periodicidade.
3. Acompanhe o que está pendente e deixe o visto automático tratar do que o Konta consegue confirmar.

Há uma ressalva que convém ter presente: o Konta prepara e verifica, mas a submissão é sempre sua. Não entrega declarações à AT, não é certificado pela AT e não substitui o seu programa de contabilidade organizada nem o programa de faturação certificada do cliente. Lê o SAF-T que esse programa exporta. Se tem dúvidas sobre o que deve esperar de uma ferramenta destas, o artigo sobre software para contabilistas separa o que se prepara do que só a si compete.

Quanto custa

Os preços publicados em konta.pt/precos, sem IVA e por gabinete (não por utilizador), com todas as funcionalidades em todos os planos:

Plano	Clientes	Preço mensal
Solo	até 15	12,50 EUR
Início	até 30	17 EUR
Essencial	até 50	26 EUR
Gabinete	até 100	35 EUR
Escritório	até 150	53 EUR
Escritório+	até 200	62 EUR

Acima de 200 clientes acrescem 9 EUR por cada 50 clientes. O pagamento trimestral tem 5% de desconto, o semestral 10% e o anual dois meses grátis. Há período de teste gratuito.

Como testar antes de migrar a carteira

Não migre tudo de uma vez. Escolha três clientes com regimes diferentes (por exemplo, um com IVA mensal, um trimestral e um com recibos de renda) e verifique se a ficha, as obrigações e o calendário refletem o que já sabe ser verdade. O método está descrito em como testar um programa para contabilistas com três clientes reais. Se a ferramenta falhar nestes três, não vai acertar nos cem.

Perguntas Frequentes

O que é um CRM para contabilidade?

É um sistema que gere a carteira de clientes de um gabinete ligando cada ficha fiscal às obrigações e prazos aplicáveis. Distingue-se de um CRM comercial porque o centro não são as vendas, mas o cumprimento de obrigações recorrentes por cliente.

O Konta é um CRM?

O Konta cobre a parte de CRM que interessa a um gabinete: carteira de clientes com ficha fiscal, obrigações por cliente, documentos, tarefas e colaboradores com permissões. Não é uma ferramenta de gestão comercial de propostas e não substitui o programa de contabilidade nem a faturação certificada.

Posso importar os meus clientes de uma folha de Excel?

Sim. O Konta permite importar clientes a partir de Excel, o que evita voltar a escrever a carteira à mão. Depois da importação, confirme a ficha fiscal de cada cliente, em especial o regime de IVA e a periodicidade, porque são estes dados que determinam as obrigações.

O Konta submete as declarações à AT?

Não. O Konta prepara e verifica; a submissão é sempre do contabilista. O visto automático só aparece quando o Konta confirma que a obrigação foi cumprida, por exemplo um SAF-T já na AT ou uma DMR aceite.

Próximo passo

Experimente o Konta com a sua carteira em konta.pt, com 1 mês grátis e sem cartão de crédito. Comece pelos três clientes mais diferentes entre si e confirme as obrigações que o Konta cria para cada um.