Ficheiro SAF-T: o que contém e como o conferir antes de o usar

Um ficheiro SAF-T pode passar sem qualquer erro e ainda assim estar errado para aquilo de que precisa: a validação estrutural confirma que o XML está bem formado, não que o período, o NIF ou os totais de IVA são os do cliente e do mês que lhe interessam. O ficheiro SAF-T de faturação é o XML que o programa certificado do cliente exporta com os documentos emitidos. O que se faz com ele, e a conferência antes de o usar, compete-lhe a si.

O que contém um ficheiro SAF-T de faturação

O SAF-T (PT) é o formato normalizado de exportação de dados fiscais, previsto na Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, com a estrutura atualizada pela Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro. Não precisa que lhe expliquemos o esquema, mas convém fixar os blocos que interessam à conferência:

• Header: o NIF do emitente (TaxRegistrationNumber), o ano fiscal, as datas StartDate e EndDate e o número de certificado do programa de faturação.
• MasterFiles: clientes, produtos e a TaxTable com as taxas de IVA aplicadas.
• SourceDocuments: os documentos de venda, com NumberOfEntries, TotalDebit e TotalCredit, e em cada fatura os DocumentTotals (TaxPayable, NetTotal e GrossTotal).

É no Header e nos DocumentTotals que se decide se o ficheiro serve para o trabalho que tem à frente.

Como obter o ficheiro SAF-T do cliente

O ficheiro sai do programa de faturação do cliente, normalmente por período mensal. Nem todos os programas exportam da mesma forma: alguns pedem o intervalo de datas, outros geram por mês fiscal, e é aqui que nascem os ficheiros com o período trocado.

Sobre prazos, a comunicação dos elementos das faturas à AT decorre do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, e pode ser feita por ficheiro SAF-T. À data de 25 de setembro de 2026, o Portal das Finanças indica o dia 8 do mês seguinte ao da emissão, pelo que as faturas de setembro têm como limite 8 de outubro. O feriado de 5 de outubro, uma segunda-feira, encurta a semana útil, por isso peça os ficheiros aos clientes com antecedência. Confirme sempre o prazo em vigor no Portal das Finanças, porque muda. Para os restantes prazos do gabinete, veja o calendário fiscal 2026.

Conferir o ficheiro SAF-T antes de o usar

Uma verificação mínima, por ordem, antes de qualquer lançamento ou apuramento:

1. NIF do Header igual ao da ficha fiscal do cliente.
2. Período (StartDate e EndDate) coincidente com o mês ou trimestre que vai apurar.
3. Tipo de ficheiro: faturação (SalesInvoices) e não contabilidade, que são estruturas diferentes.
4. Totais de IVA por taxa (6%, 13% e 23% no continente, taxas do artigo 18.º do Código do IVA) somados a partir dos documentos e comparados com o que o cliente lhe indica.
5. Documentos anulados (InvoiceStatus A) e notas de crédito, que não pesam nos totais da mesma maneira.

O detalhe de cada passo está em como validar o SAF-T, sem repetirmos aqui o que lá fica.

Erros frequentes com o ficheiro SAF-T

• Receber o ficheiro do mês anterior porque o cliente exportou pelo intervalo errado.
• Somar o ficheiro de um programa de faturação com documentos que o cliente também emitiu noutro programa.
• Comparar o total bruto com a base tributável e concluir que o IVA não bate.
• Tratar como um problema do cliente aquilo que é uma diferença de período entre a data do documento e a data do apuramento.
• Ficheiros acumulados de vários meses num apuramento mensal.

Nenhum destes erros aparece como falha de validação. Só aparece quando alguém confronta o ficheiro com a ficha do cliente.

Como o Konta resolve isto

O Konta é um software português para contabilistas certificados e gabinetes. Na parte do ficheiro SAF-T, o que faz é ler o XML de faturação que o programa do cliente exportou e mostrar-lhe os totais de IVA por taxa (6%, 13% e 23%) com o período identificado, para que a conferência seja feita à vista e não a abrir XML.

Na prática:

1. Crie a ficha do cliente com NIF, regime de IVA e periodicidade.
2. Carregue o ficheiro SAF-T XML que o cliente exportou.
3. Confira os totais por taxa e o período lidos e guarde o ficheiro e as notas na área de documentos e tarefas desse cliente.

O calendário de obrigações fiscais do Konta traz os prazos da AT e o estado por cliente, por isso sabe quais são os ficheiros que ainda faltam receber.

O que o Konta não faz, e convém dizê-lo com clareza: não submete declarações nem ficheiros à AT, não substitui o programa de faturação certificado do cliente nem um programa de contabilidade organizada. Prepara e confere; a submissão é sempre sua.

Os preços publicados, sem IVA e com todas as funcionalidades em todos os planos, variam apenas com o número de clientes: Solo 12,50 EUR por mês até 5 clientes, Início 17 EUR até 15, Essencial 26 EUR até 30, Gabinete 35 EUR até 50, Escritório 53 EUR até 120 e Ilimitado 89 EUR. Ao ano, dois meses são gratuitos.

Folha de cálculo, programa de contabilidade ou Konta

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Folha de cálculo e XML aberto à mão	Custo zero, controlo total de cada campo	Lento, sujeito a erro de leitura, sem estado por cliente
Programa de contabilidade	Lançamentos, contabilidade organizada, declarações	A leitura de SAF-T de faturação é só uma parte do que faz e nem sempre a mais prática
Konta	Leitura do SAF-T com totais por taxa e período, ligada à ficha, ao calendário e aos documentos de cada cliente	Não faz contabilidade organizada nem submete à AT

Se o seu problema é sobretudo lançar e fechar contas, um programa de contabilidade é a ferramenta certa, e o Konta complementa-o na conferência e na gestão da carteira. Sobre esta escolha, veja programa de contabilidade: o que faz, o que não faz e como escolher. Se prefere avaliar antes de decidir, o guia programa para contabilistas: como testá-lo com três clientes reais propõe um método.

Perguntas Frequentes

O que é o ficheiro SAF-T e quem o emite?

É um ficheiro XML normalizado com os dados fiscais e de faturação de uma entidade. Quem o emite é o programa de faturação certificado do próprio cliente; o contabilista recebe-o, confere-o e usa-o no seu trabalho.

Qual é o prazo para comunicar as faturas por ficheiro SAF-T?

Pelo Decreto-Lei n.º 198/2012, a comunicação dos elementos das faturas faz-se até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão, valor indicado no Portal das Finanças a 25 de setembro de 2026. Como os prazos mudam, confirme sempre a data em vigor no Portal.

Posso abrir um ficheiro SAF-T sem software especializado?

Pode, porque é XML e abre num editor de texto. Para uma carteira com mais do que uns poucos clientes, somar os documentos à mão por taxa e por período deixa de ser prático e aumenta o risco de erro.

O Konta submete o SAF-T à Autoridade Tributária?

Não. O Konta lê o ficheiro que o programa do cliente exporta, mostra os totais de IVA por taxa e o período e ajuda a preparar o trabalho. A submissão é sempre do contabilista.

Próximo passo

Pegue no ficheiro SAF-T do último mês de um cliente e confira-o contra a ficha fiscal. Se quiser fazê-lo em minutos e ver o resultado por taxa e período, experimente o Konta em konta.pt. Se preferir ler mais antes, o guia software para contabilistas explica o que se prepara e o que só a si compete.