Software para contabilistas: o que deve preparar e o que só a si compete
O que deve cobrir um software para contabilistas em 2026, onde termina a ferramenta e começa a sua responsabilidade, e como escolher pelo número de clientes.
O melhor software para contabilistas não é o que faz mais, é o que sabe onde parar: prepara e confere o trabalho e deixa a submissão à AT exclusivamente consigo. Na prática, deve juntar carteira de clientes com ficha fiscal, calendário de obrigações com estado por cliente, leitura de SAF-T de faturação e gestão de documentos e tarefas. O Konta foi desenhado com esse limite, e o que se segue explica o que exigir antes de escolher.
Software para contabilistas não substitui o programa de contabilidade
O mercado mistura três categorias. O programa de contabilidade organizada lança, apura e declara. O programa de faturação certificado emite os documentos dos seus clientes. O software de gestão do gabinete fica entre os dois e responde a outra pergunta: quem são os clientes, o que falta fazer, para quando e com que números.
Para a comparação entre categorias, leia Programa de contabilidade: o que faz, o que não faz e como escolher. Para o mapa do que um gabinete deve cobrir em 2026, veja Software de contabilidade: o que deve cobrir num gabinete em 2026. Aqui o ângulo é a camada de gestão que usa todos os dias e que raramente é o foco de um programa de contabilidade.
O que deve fazer um software para contabilistas no dia a dia
Cinco funções separam uma ferramenta de gabinete de uma folha de cálculo com boa vontade:
- Ficha fiscal por cliente: NIF, regime de IVA e periodicidade, para que o calendário se ajuste a cada um.
- Calendário das obrigações com os prazos da AT e o estado por cliente, do pendente ao conferido.
- Leitura de SAF-T XML de faturação, com totais de IVA por taxa e período identificado.
- Documentos e tarefas por cliente, com o que falta pedir e a quem.
- Imóveis, inquilinos e contratos, com recibos de renda gerados em lote.
Sobre prazos: mudam, e um calendário só serve se disser a que período se refere cada data. Confirme sempre no Portal das Finanças antes de comunicar uma data ao cliente. A periodicidade mensal ou trimestral do IVA resulta do artigo 41.º do Código do IVA, e é por isso que a ficha fiscal precisa de a registar por cliente.
Leitura de SAF-T de faturação: o que conferir antes de fechar o IVA
O Konta lê o SAF-T XML de faturação que o programa do seu cliente exporta e mostra os totais de IVA por taxa, com o período identificado. Não substitui esse programa: trabalha sobre o ficheiro que ele gera.
Que totais deve confirmar num ficheiro SAF-T?
As taxas de 6%, 13% e 23% do continente (artigo 18.º do Código do IVA) são o ponto de partida. As regiões autónomas têm taxas próprias, por isso o período e o âmbito do ficheiro contam tanto como os valores. Uma sequência de conferência que funciona:
- Confirmar o período do ficheiro e compará-lo com o período da declaração em preparação.
- Comparar o total de IVA de cada taxa com o que consta da contabilidade.
- Registar qualquer divergência como tarefa do cliente, antes de pedir correções ao emissor.
- Fechar a declaração no seu programa e submetê-la no Portal das Finanças.
A ferramenta mostra a divergência. A decisão sobre o que se declara, e a submissão, continuam a ser suas.
Como escolher software para contabilistas pelo número de clientes
Um critério que se subestima: o preço deve acompanhar a carteira, não o número de funcionalidades. No Konta, todas as funcionalidades estão em todos os planos e só muda o limite de clientes. Os valores são mensais e sem IVA; pagando ao ano, ficam dois meses grátis.
| Plano | Clientes | Preço por mês (sem IVA) |
|---|---|---|
| Solo | até 5 | 12,50 EUR |
| Início | até 15 | 17 EUR |
| Essencial | até 30 | 26 EUR |
| Gabinete | até 50 | 35 EUR |
| Escritório | até 120 | 53 EUR |
| Ilimitado | sem limite | 89 EUR |
O Konta entrou em serviço em 2026, pelo que não encontra aqui casos de clientes nem números de utilização: encontra o que o produto faz e o que custa. Avalie-o como avaliaria qualquer outro, com dados reais da sua carteira.
Por onde começar em setembro de 2026
Setembro é o mês de rever a carteira depois das férias. Registe NIF, regime de IVA e periodicidade de cada cliente e olhe para outubro: o feriado de 5 de outubro cai a uma segunda-feira, menos um dia útil no calendário do gabinete.
Um passo concreto: crie conta no plano Solo (12,50 EUR por mês, até 5 clientes), registe cinco clientes, carregue um SAF-T real e compare os totais por taxa com o que já apurou. Comece em konta.pt.
Perguntas Frequentes
O Konta submete declarações à AT?
Não. O Konta prepara e confere; a submissão é sempre do contabilista, no Portal das Finanças. Também não substitui um programa de contabilidade organizada nem um programa de faturação certificado.
Um software para contabilistas substitui o programa de contabilidade?
Não. O programa de contabilidade lança, apura e declara, e o software de gestão do gabinete organiza clientes, prazos, documentos e tarefas à volta dele. Os dois coexistem, cada um na sua função.
Quanto custa um software para contabilistas como o Konta?
Depende do número de clientes, porque as funcionalidades são as mesmas em todos os planos. Os preços vão de 12,50 EUR por mês (Solo, até 5 clientes) a 89 EUR por mês (Ilimitado), sem IVA. Ao ano, ficam dois meses grátis.
Que ficheiros SAF-T consegue ler?
Ficheiros SAF-T XML de faturação, exportados pelo programa de faturação do cliente. A leitura mostra os totais de IVA por taxa (6%, 13% e 23%) e identifica o período a que o ficheiro se refere.