Certidão de não dívida: como pedir, o que prova e como acompanhar a da carteira

Uma certidão de não dívida só prova a situação do contribuinte no dia em que é emitida: o cliente pode estar regularizado hoje e deixar de estar na semana seguinte. Pede-se por via eletrónica, separadamente à Autoridade Tributária (Portal das Finanças) e à Segurança Social (Segurança Social Direta), e cada entidade confirma apenas as suas próprias dívidas.

Numa carteira de clientes, o problema raramente é pedir a certidão. É saber quando a pediu, a qual das duas entidades e se a que tem em arquivo ainda serve para o fim em causa.

O que é, e o que não é, uma certidão de não dívida

A certidão de não dívida declara que, à data do pedido, o contribuinte não tem dívidas à entidade que a emite. Há duas, e não se substituem uma à outra:

• Finanças (AT): confirma a situação tributária regularizada. Não cobre a Segurança Social.
• Segurança Social: confirma a situação contributiva regularizada. Não cobre impostos.

O documento traz a data de emissão e, regra geral, um prazo de validade. Confirme esse prazo no próprio documento, porque quem o exige (um concurso, uma entidade financiadora, uma escritura) pode pedir uma certidão mais recente do que a validade indicada.

Quando é que o cliente precisa dela?

Os casos mais comuns num gabinete:

• candidaturas a apoios, fundos e concursos públicos;
• contratos com entidades públicas ou com grandes clientes que a exigem por política de conformidade;
• pedidos de crédito e financiamento;
• transmissão de estabelecimentos, quotas ou imóveis;
• verificação anual de que o cliente não tem dívidas por detetar.

O último caso é o mais útil para o gabinete: uma certidão tirada de forma regular é um alerta barato de uma dívida que o cliente não sabia que tinha, por exemplo uma coima, uma liquidação adicional ou uma guia de pagamento por conta por regularizar.

Como pedir a certidão de não dívida às Finanças

O pedido faz-se no Portal das Finanças, na área de certidões, com as credenciais do contribuinte ou com a sua autorização como contabilista certificado. Em termos práticos:

1. Entre no Portal das Finanças com as credenciais adequadas ao cliente.
2. Abra o pedido de certidão e escolha o tipo de situação tributária.
3. Indique a finalidade, se o formulário a pedir, e confirme o pedido.
4. Guarde o PDF e registe a data de emissão na ficha do cliente.

Se o sistema não emitir a certidão por existirem dívidas, o próprio resultado do pedido é informação útil: identifique a dívida, verifique se está em prazo de pagamento voluntário e veja se existe meio de a regularizar. Para IVA, consulte a flexibilização do pagamento do IVA em 2026, para saber o que existe e o que pode pedir. As condições dependem do caso e devem ser confirmadas no Portal das Finanças à data do pedido.

Como pedir a certidão da Segurança Social

A certidão da Segurança Social pede-se na Segurança Social Direta, pelo próprio contribuinte ou por quem tenha acesso delegado. A causa mais frequente de falha é uma contribuição ou uma guia por pagar. Se gere clientes com esse tipo de risco, veja como gerir as guias da Segurança Social numa carteira e a declaração trimestral dos trabalhadores independentes, porque uma declaração por entregar pode atrasar o apuramento da contribuição.

A certidão pode falhar mesmo com o IVA e o IRC em dia?

Pode. A certidão da AT cobre toda a situação tributária, não só as obrigações declarativas que o gabinete trata. Coimas, custas, liquidações oficiosas e dívidas de períodos antigos contam. Por isso, antes de prometer uma certidão a um cliente para uma data fixa, peça-a com antecedência e não no dia anterior ao prazo.

Erros frequentes ao gerir certidões de uma carteira

• Guardar a certidão sem registar a data de emissão, e perder a noção de quando deixa de ser aceite.
• Pedir só a das Finanças e esquecer a da Segurança Social (ou o contrário).
• Tratar a certidão como prova do passado: ela diz o que se passa à data do pedido, não o que se passou antes.
• Só pedir quando o cliente precisa dela, em vez de a ter em verificação periódica.
• Deixar a organização num Excel ou numa agenda pessoal, que ninguém mais no gabinete atualiza. Para o enquadramento geral, veja como organizar as obrigações fiscais de uma carteira.

Comparação: como acompanhar as certidões de vários clientes

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Portal das Finanças e Segurança Social Direta, pedido a pedido	Fonte oficial, sem custo adicional de software. Adequado para poucos clientes.	Não avisa quando a certidão caduca nem mostra a carteira inteira num ecrã.
Folha de Excel ou agenda	Flexível e familiar.	Depende de alguém atualizar à mão. Sem ligação ao Portal.
CRM genérico	Bom para tarefas e contactos.	Não sabe o que é uma certidão da AT, nem tira o documento.
Konta	Ficha fiscal por cliente, tarefas e a certidão de não dívida entre as obrigações que pode tirar todos os meses, se escolher o nível Automático.	Não substitui a decisão do contabilista sobre o que fazer com uma dívida detetada.

Se tem cinco clientes e pede uma certidão por ano, o Portal chega. A vantagem de uma ferramenta específica aparece quando a carteira cresce e a verificação passa a ser periódica.

Como o Konta resolve isto

O Konta é um software português para contabilistas certificados e gabinetes. Entre as obrigações que acompanha por cliente estão as certidões de não dívida: no nível Automático, são tiradas todos os meses.

O nível é escolhido por si, em cada cliente e em cada obrigação (Manual, Semi-automático ou Automático). Existe desde 31 de outubro de 2026, é recente, e por omissão tudo fica em Manual: o Konta prepara e verifica e quem submete é o contabilista. Só passa a Automático nos clientes e nas obrigações em que o decidir.

Na prática:

1. Importe a carteira por Excel e preencha a ficha fiscal de cada cliente (NIF, regime de IVA, periodicidade).
2. Escolha o nível da certidão de não dívida em cada cliente.
3. Acompanhe no painel as obrigações do gabinete, com o calendário fiscal da AT verificado todos os dias, e use as tarefas e os documentos por cliente para registar o que fez a seguir.

O Konta não decide por si como regularizar uma dívida, e a certidão continua a ser uma fotografia da situação à data. Ainda não há resultados de entregas automáticas com clientes reais que possamos citar.

Quanto custa?

Os preços estão em konta.pt/precos, sem IVA, por gabinete e não por utilizador. O Solo custa 12,50 EUR por mês até 15 clientes e o Gabinete 35 EUR por mês até 100 clientes. Todas as funcionalidades estão em todos os planos; só muda o número de clientes. Há pagamento trimestral com 5% de desconto, semestral com 10% e anual com dois meses grátis, e um período de teste gratuito. Pode ver o que cada funcionalidade faz em konta.pt/funcionalidades.

Perguntas Frequentes

Quanto tempo é válida uma certidão de não dívida?

O prazo de validade vem indicado no próprio documento e é definido por cada entidade. Quem a exige pode, no entanto, pedir uma certidão mais recente do que essa validade. Confirme sempre as condições com a entidade a que a certidão se destina.

A certidão de não dívida das Finanças serve para a Segurança Social?

Não. A das Finanças confirma a situação tributária e a da Segurança Social confirma a situação contributiva. Se o fim em causa exigir as duas, tem de pedir cada uma à respetiva entidade.

O que fazer se a certidão não for emitida por haver dívida?

Identifique a dívida no Portal das Finanças ou na Segurança Social Direta, veja se ainda está em prazo de pagamento voluntário e verifique se existe um meio de regularização aplicável. Só depois de regularizada, ou de a situação estar abrangida por um mecanismo que a lei admita, deve voltar a pedir a certidão.

O Konta tira a certidão de não dívida sozinho?

Só se escolher o nível Automático para essa obrigação num cliente: nesse caso, a certidão é tirada todos os meses. Por omissão tudo está em Manual, e o contabilista decide o nível em cada cliente.

Próximo passo

Escolha três clientes com risco de dívida escondida, defina o nível da certidão em cada um e veja no painel o que muda na sua rotina. Pode começar o período de teste gratuito em konta.pt.