Entidade contratante na Segurança Social: quando existe e o que conferir

Quem tem clientes independentes diversificados raramente pensa na entidade contratante. Quem tem um que fatura quase tudo à mesma empresa não a pode ignorar. Para a Segurança Social, é entidade contratante a pessoa singular ou coletiva que, num ano civil, beneficia de 50% ou mais do valor total da atividade do trabalhador independente (artigo 140.º do Código dos Regimes Contributivos). Essa entidade paga uma contribuição própria de 10% sobre os valores que pagou ou colocou à disposição do trabalhador (artigo 168.º). Confirme sempre o texto em vigor no Diário da República e no portal da Segurança Social.

Como se define a entidade contratante

O critério é de dependência económica. Conta o valor total da atividade do trabalhador independente no ano civil, e não o número de contratos ou de faturas. Se uma única entidade representa 50% ou mais, passa a ser entidade contratante.

A qualificação é feita por entidade e por ano. Um cliente pode ser entidade contratante num ano e deixar de o ser no seguinte, se a distribuição da faturação mudar.

Duas notas para a conferência:

• o critério olha para o conjunto do ano, pelo que um trimestre isolado pode enganar;
• as prestações de serviços e a venda de bens têm tratamento diferente no regime dos independentes, por isso confirme a qualificação da atividade na ficha do cliente antes de concluir.

Quanto paga a entidade contratante

A taxa contributiva da entidade contratante é de 10% (artigo 168.º do Código dos Regimes Contributivos). Incide sobre o valor dos serviços prestados pelo trabalhador independente, não sobre o rendimento relevante que serve de base às contribuições deste.

São duas contribuições distintas:

• a do trabalhador independente, calculada sobre o rendimento relevante apurado a partir dos valores declarados;
• a da entidade contratante, calculada sobre o que esta pagou ao trabalhador.

O erro mais comum é tratar as duas como uma só ou assumir que a contribuição da entidade reduz a do independente. Não é assim: cada uma tem a sua base e o seu responsável.

Onde entra a declaração trimestral

O ponto de contacto com o gabinete é a declaração trimestral do trabalhador independente. Os valores declarados dos serviços prestados, por entidade, são o que permite à Segurança Social apurar a dependência e a contribuição da entidade. Uma declaração com valores errados ou atribuídos à entidade errada tem consequências para o independente e para quem o contratou.

Se tem esta obrigação na carteira, leia o artigo sobre a declaração trimestral da Segurança Social: prazo, cálculo e conferência para a carteira. Os prazos de entrega e de pagamento mudam, por isso confirme-os na Segurança Social Direta para o período em causa.

Quando é o seu cliente a entidade contratante

A situação inversa também existe: uma sociedade que contrata independentes tem de verificar, no final do ano, se algum ultrapassou os 50%. Para o gabinete, isto significa:

1. pedir ao cliente a lista de prestadores independentes e os valores pagos a cada um;
2. cruzar esses valores com o que os próprios prestadores declararam;
3. confirmar se a contribuição de 10% foi corretamente apurada e paga;
4. registar a conclusão na ficha do cliente, para a repetir no ano seguinte.

A retenção na fonte é outra obrigação, independente desta. Veja retenções na fonte de IRS: prazos, guias e o que conferir num gabinete.

Erros frequentes

• Medir a percentagem só por trimestre e não pelo ano civil.
• Usar valores com IVA, quando a análise deve assentar nos valores da atividade sem IVA.
• Ignorar documentos anulados ao somar o que foi faturado a cada entidade.
• Não rever a qualificação quando o independente muda de cliente a meio do ano.
• Esquecer que o mesmo cliente do gabinete pode ser, ao mesmo tempo, independente e entidade contratante de outros.

Como o Konta resolve isto

O Konta é software português para contabilistas certificados e gabinetes. Prepara e verifica; a submissão é sempre sua. O que faz para este tema:

• guarda a ficha fiscal de cada cliente e cria as obrigações por cliente, entre elas a declaração trimestral da Segurança Social;
• calcula a declaração trimestral dos trabalhadores independentes, que é entregue na Segurança Social Direta por ordem sua;
• dá o visto automático à obrigação quando confirma que a declaração foi entregue;
• lê o SAF-T de faturação do cliente (XML ou ZIP) e mostra, por mês, os valores sem IVA em bens, serviços e outros, excluindo documentos anulados e já faturados.

O que o Konta não faz: não decide por si se existe dependência económica de 50% e não substitui a sua análise do artigo 140.º. Também não substitui o programa de faturação do cliente, cujo SAF-T lê.

Um fluxo prático:

1. Importe os clientes em Excel e preencha a ficha fiscal.
2. Importe o SAF-T do cliente e consulte os valores mensais sem IVA.
3. Prepare a declaração trimestral, reveja os valores e mande entregar.

Os planos vão de 12,50 EUR por mês (Solo, até 15 clientes) a 35 EUR (Gabinete, até 100 clientes), sem IVA. O preço é por gabinete e não por utilizador, e todas as funcionalidades estão em todos os planos. Há período de teste gratuito. Para outros dados do gabinete, veja o artigo sobre obrigações fiscais de uma carteira de clientes.

Folha de cálculo ou software dedicado

Opção	Mais forte em	Limite
Folha de cálculo	Flexível, sem custo de licença, serve para cinco clientes	Depende de cópias manuais e de memória; o risco cresce com a carteira
Software de contabilidade geral	Lançamentos e contabilidade organizada	Nem sempre acompanha obrigações e vistos por cliente
Konta	Obrigações por cliente, SAF-T lido, declaração trimestral calculada	Não é programa de contabilidade nem decide a qualificação da entidade

Se tem poucos independentes e já controla tudo numa folha, pode não precisar de mais. O ganho aparece quando o número de clientes e de prazos deixa de caber na cabeça.

Perguntas Frequentes

O que é a entidade contratante na Segurança Social?

É a pessoa singular ou coletiva que, num ano civil, beneficia de 50% ou mais do valor total da atividade de um trabalhador independente (artigo 140.º do Código dos Regimes Contributivos). Por essa dependência económica, passa a ter uma contribuição própria à Segurança Social.

Qual é a taxa contributiva da entidade contratante?

É de 10%, nos termos do artigo 168.º do Código dos Regimes Contributivos, e incide sobre os valores pagos ou colocados à disposição do trabalhador independente. Confirme o texto em vigor e os prazos de pagamento na Segurança Social para o período em causa.

A contribuição da entidade contratante substitui a do trabalhador independente?

Não. São duas contribuições distintas, com bases e responsáveis diferentes. O trabalhador independente continua a contribuir sobre o seu rendimento relevante, e a entidade contratante paga a sua parte sobre o valor dos serviços.

O Konta determina se o meu cliente é entidade contratante?

Não. O Konta mostra, a partir do SAF-T, os valores mensais sem IVA e prepara a declaração trimestral para si. A decisão sobre a dependência económica e a submissão da declaração continuam a ser suas.

Próximo passo

Experimente o Konta no período de teste gratuito em konta.pt com dois ou três independentes da sua carteira e confira a declaração trimestral antes de a mandar entregar.