Retenções na fonte de IRS: prazos, guias e o que conferir num gabinete

A retenção na fonte de IRS não é o imposto que o contribuinte acaba por pagar: é um pagamento por conta, e o valor final só se apura na declaração de rendimentos. Quem retém tem de entregar o valor ao Estado até ao dia 20 do mês seguinte (artigo 98.º do Código do IRS) e declará-lo na DMR. O erro mais caro num gabinete raramente está na taxa, está no cliente que reteve e não entregou.

O que são retenções na fonte de IRS e quem as tem de fazer

A retenção na fonte consiste em a entidade que paga o rendimento descontar uma parte e entregá-la à AT em nome do beneficiário. Nos rendimentos do trabalho dependente (categoria A), as taxas resultam das tabelas de retenção publicadas anualmente, previstas no artigo 99.º do Código do IRS, e variam entre Continente, Açores e Madeira. Para confirmar as tabelas em vigor, use sempre o Portal das Finanças.

Nos rendimentos do trabalho independente (categoria B), a retenção aplica-se quando o pagador tem contabilidade organizada ou quando se trata de atividades específicas, nos termos do artigo 101.º. Há ainda retenções sobre pensões, rendas e outros rendimentos, cada uma com o seu regime.

Para a sua carteira, a pergunta útil é esta: que clientes retêm, sobre que rendimentos, e com que periodicidade de entrega.

Prazos das retenções na fonte de IRS

Os prazos que um gabinete tem de ter sempre presentes, na redação em vigor à data deste artigo (20 de outubro de 2026), são os seguintes:

• Entrega do valor retido: até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que a retenção foi feita (artigo 98.º, n.º 1, do Código do IRS), através de guia emitida no Portal das Finanças.
• DMR (Declaração Mensal de Remunerações): submetida mensalmente, com data limite anterior à da entrega do imposto. Confirme a data de cada mês no calendário do Portal das Finanças.
• Declaração anual de rendimentos e retenções: entregue no início do ano seguinte, para rendimentos que não constem da DMR. Confirme a data no Portal.

Os prazos mudam e, quando o dia 20 cai em fim de semana ou feriado, transita para o dia útil seguinte. Por isso, não os copie de um ano para o outro. O artigo sobre o calendário fiscal de 2026 reúne os prazos do ano.

Erros frequentes na conferência das retenções

Num gabinete com muitos clientes, os problemas repetem-se:

1. Retenção feita e não entregue. A guia não foi paga no prazo, apesar de a retenção constar do recibo ou do recibo de vencimento.
2. DMR e guia que não batem. O valor declarado é diferente do valor entregue.
3. Taxa errada. Tabela do ano anterior, região errada ou situação familiar desatualizada.
4. Dispensa de retenção mal aplicada. O artigo 101.º-B prevê dispensa para independentes abaixo de certos limites de rendimento do ano anterior. Confirme a redação em vigor e o limite antes de a aplicar.
5. Cliente sem movimento que não comunica. A ausência de retenções num mês também tem de ser tratada, não apenas esquecida.

A ligação entre estes erros e a gestão de prazos é o tema do artigo sobre obrigações fiscais de uma carteira de clientes.

Como saber se a retenção foi entregue?

No Portal das Finanças, na área do sujeito passivo, consulta o estado das guias e das declarações. Cruze o valor da DMR com a guia paga e com o valor retido nos documentos do cliente. Se houver diferença, corrija antes de a AT o fazer por si.

Como organizar as retenções de toda a carteira

O problema não é calcular uma retenção, é saber, em cada mês, quais dos seus 30, 60 ou 150 clientes têm retenções para entregar e quais já o fizeram. Há três formas realistas de o fazer:

Opção	Onde é mais forte	Limites
Folha de Excel e lembretes	Custo zero, flexível para poucos clientes	Depende de atualização manual; nada indica que a obrigação foi cumprida
Programa de contabilidade ou de salários	Calcula retenções e gera as declarações	Não gere a carteira inteira de obrigações nem mostra o que falta por cliente
Konta	Obrigações por cliente criadas sozinhas e visto automático quando a DMR é aceite	Não calcula retenções nem emite a guia de retenção

Se tem cinco clientes e uma folha bem mantida, pode não precisar de mais. A diferença sente-se quando a carteira cresce. Para escolher a ferramenta, veja o artigo sobre software de contabilidade para gabinetes.

Como o Konta resolve isto

O Konta é um software português para contabilistas certificados e gabinetes. Prepara e verifica; a submissão é sempre sua. Não substitui o programa de contabilidade nem de salários, e não calcula retenções. O que faz, neste tema, é dar-lhe controlo sobre o que está cumprido e o que falta:

• Ficha fiscal por cliente com NIF, regime de IVA e periodicidade, para que cada cliente tenha as obrigações certas.
• Obrigações criadas sozinhas e com visto automático quando o Konta confirma o cumprimento, por exemplo quando a DMR é aceite.
• Calendário fiscal da AT verificado todos os dias, para que um prazo alterado não lhe passe ao lado.
• Colaboradores com permissões, para distribuir a carteira sem perder a visão do conjunto.

Na prática, são três passos: importa os clientes a partir de Excel, define a periodicidade de cada um e acompanha no painel o que está por cumprir no mês.

Os planos publicados em konta.pt/precos são por gabinete, não por utilizador, e têm todas as funcionalidades: Solo a 12,50 EUR/mês até 15 clientes, Início a 17 EUR até 30, Essencial a 26 EUR até 50, Gabinete a 35 EUR até 100, Escritório a 53 EUR até 150 e Escritório+ a 62 EUR até 200 clientes, mais 9 EUR por cada 50 acima disso. Os valores são sem IVA. Há período de teste gratuito, sem cartão de crédito.

Para testar com critério, siga a lógica do artigo sobre como testar um programa para contabilistas com três clientes reais.

Perguntas Frequentes

Qual é o prazo para entregar as retenções na fonte de IRS?

As retenções devem ser entregues até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que foram efetuadas, conforme o artigo 98.º, n.º 1, do Código do IRS. Quando o dia 20 não é útil, o prazo passa para o dia útil seguinte. Confirme sempre a data no calendário do Portal das Finanças.

A retenção na fonte é o imposto final?

Não. É um pagamento por conta do imposto devido a final. Na declaração anual de rendimentos, o imposto apurado é comparado com as retenções já feitas, e o contribuinte recebe reembolso ou paga a diferença.

O Konta calcula as retenções na fonte?

Não. O Konta não calcula retenções nem emite a guia de retenção. Acompanha as obrigações de cada cliente, dá o visto automático quando confirma o seu cumprimento, como a aceitação da DMR, e mostra o calendário fiscal da AT verificado diariamente.

Quem tem de fazer retenção na fonte de IRS?

Quem paga rendimentos sujeitos a retenção, como entidades empregadoras, pagadores de pensões ou de certos serviços de trabalho independente, tem essa obrigação. O regime depende da categoria de rendimento e do tipo de pagador, por isso confirme cada caso no Código do IRS, nos artigos 99.º e 101.º.

Próximo passo

Experimente o Konta com a sua carteira em konta.pt: 1 mês grátis, sem cartão de crédito. Comece pelos clientes que retêm todos os meses e veja no painel o que ainda falta cumprir.