Declaração trimestral da Segurança Social: prazo, cálculo e conferência para a carteira

A declaração trimestral da Segurança Social para trabalhadores independentes tem de ser entregue na Segurança Social Direta no mês seguinte ao fim de cada trimestre, ou seja, em janeiro, abril, julho e outubro, e declara os rendimentos do trimestre anterior. Hoje, 26 de outubro de 2026, estamos a cinco dias do fim do prazo da declaração do 3.º trimestre (julho a setembro). Confirme sempre o prazo do período em causa na Segurança Social Direta, porque as regras e as datas podem mudar.

Quem tem de entregar a declaração trimestral e o que declara

A obrigação recai sobre os trabalhadores independentes enquadrados no regime dos trabalhadores independentes. Cada trimestre, o contribuinte declara os valores faturados no período, separados por tipo de rendimento. É sobre esses valores que a Segurança Social apura o rendimento relevante e, a partir dele, a base de incidência contributiva dos meses seguintes.

Os elementos que deve ter à mão por cliente:

• NIF e situação contributiva do trabalhador independente;
• valores faturados em cada um dos três meses, sem IVA;
• separação entre prestação de serviços e venda de bens (e outros rendimentos, quando existam);
• confirmação de que não há documentos anulados ou já faturados a contar duas vezes.

A separação por tipo de rendimento importa, porque os coeficientes aplicados pela Segurança Social diferem consoante a natureza do rendimento. Como referência, aplica-se 70% aos serviços e 20% à venda de bens, com regras próprias para outras atividades. Confirme os coeficientes em vigor no portal da Segurança Social antes de fechar o cálculo.

Como se calcula o rendimento relevante trimestral

O ponto de partida é o total faturado no trimestre, sem IVA. Sobre esse total aplica-se o coeficiente correspondente a cada tipo de rendimento, e a soma dá o rendimento relevante do trimestre. O rendimento relevante mensal médio serve de base à contribuição do período seguinte, dentro dos limites mínimo e máximo previstos na lei.

O erro mais comum não está na fórmula, está nos dados de entrada:

1. incluir IVA nos valores faturados;
2. contar documentos anulados ou documentos já faturados noutro documento;
3. misturar bens e serviços no mesmo campo;
4. usar o trimestre civil errado, sobretudo em clientes com início de atividade a meio do período;
5. declarar a partir de um SAF-T incompleto, por exemplo sem um dos meses.

A fonte mais fiável dos valores é o SAF-T de faturação que o programa certificado do cliente exporta. Se precisa de rever o que o ficheiro contém antes de o usar, tem o guia Ficheiro SAF-T: o que contém e como o conferir antes de o usar.

Declaração trimestral da Segurança Social numa carteira de clientes

Com cinco clientes independentes, trata-se de uma tarde de trabalho. Com mais de cem, o problema deixa de ser o cálculo e passa a ser a gestão: quem já enviou o SAF-T, quem ainda não, quem ficou sem faturação, quem tem a declaração entregue e quem não tem. O prazo é o mesmo para todos e termina no último dia do mês.

Um método que funciona num gabinete:

1. defina por cliente quais têm a obrigação trimestral, na ficha fiscal;
2. peça o SAF-T de cada mês ou do trimestre até meados do mês de entrega;
3. leia os valores por mês, sem IVA, em bens, serviços e outros;
4. calcule e reveja antes de submeter;
5. submeta na Segurança Social Direta e marque a obrigação como cumprida.

O mesmo raciocínio de organização aplica-se às restantes obrigações; veja Obrigações fiscais de uma carteira de clientes: como organizá-las sem falhar prazos. Se também trata das declarações mensais de remunerações, a conferência complementa-se com a DMR da Segurança Social. Para ver onde a declaração se encaixa no ano, consulte o Calendário fiscal 2026.

Comparação: Excel, portal ou software de gabinete

Opção	Onde é mais forte	Onde falha
Excel e Segurança Social Direta	Custo zero, controlo total, serve bem poucos clientes	Cada SAF-T é lido e somado à mão; o estado de cada cliente depende de uma folha que alguém tem de atualizar
Programa de contabilidade ou faturação	Já tem os documentos do cliente quando é o próprio programa dele	Em regra trata um cliente de cada vez, sem visão de carteira
Software de gestão de gabinete como o Konta	Lê o SAF-T, mostra os valores por mês, calcula a declaração e marca a obrigação como cumprida	Não substitui o programa de contabilidade nem o de faturação certificada, e a submissão continua a ser sua

Se tem poucos clientes independentes e o processo já está estável em Excel, não precisa de mudar. O ganho aparece quando o volume obriga a repetir a mesma leitura dezenas de vezes por trimestre.

Como o Konta resolve isto

O Konta é um software português para contabilistas certificados e gabinetes. Prepara e verifica; a submissão é sempre sua. Para a declaração trimestral funciona assim:

1. Carteira com ficha fiscal. Registe o NIF, o regime de IVA e a periodicidade de cada cliente. As obrigações são criadas sozinhas, incluindo a declaração trimestral da Segurança Social.
2. Leitura do SAF-T. Carregue o ficheiro do cliente (XML ou ZIP) ou reencaminhe-o para o email próprio do cliente (@konta.pt). O Konta identifica o cliente e o período e mostra, por mês, os valores faturados sem IVA, divididos em bens, serviços e outros, excluindo documentos anulados (A) e já faturados (F). Pode exportar em CSV. Aceita ficheiros até 300 MB (XML, ZIP ou GZ).
3. Cálculo e entrega por ordem sua. O Konta calcula a declaração trimestral dos trabalhadores independentes e entrega-a na Segurança Social Direta quando lhe der essa ordem. Quando confirma que a declaração foi entregue, a obrigação fica com visto automático.

O Konta não calcula totais de IVA por taxa. Os valores que mostra do SAF-T são os valores sem IVA por mês. A entrega na Segurança Social Direta existe como funcionalidade, mas não a apresentamos como testada em produção com clientes reais.

Preços publicados em konta.pt/precos, sem IVA e por gabinete, não por utilizador: Solo 12,50 EUR/mês até 15 clientes; Início 17 EUR até 30; Essencial 26 EUR até 50; Gabinete 35 EUR até 100; Escritório 53 EUR até 150; Escritório+ 62 EUR até 200 clientes, mais 9 EUR por cada 50 clientes acima disso. Todas as funcionalidades estão em todos os planos. O pagamento trimestral tem 5% de desconto, o semestral 10%, e o anual dois meses grátis. Há período de teste gratuito. Mais detalhes em konta.pt/funcionalidades.

Se está a avaliar ferramentas, o artigo Software para contabilistas: o que deve preparar e o que só a si compete ajuda a definir o que exigir.

Perguntas Frequentes

Quando se entrega a declaração trimestral da Segurança Social?

Nos meses de janeiro, abril, julho e outubro, relativamente ao trimestre anterior. A declaração do 3.º trimestre de 2026 (julho a setembro) entrega-se até ao fim de outubro. Confirme sempre a data na Segurança Social Direta.

Os valores a declarar incluem IVA?

Não. Declaram-se os valores faturados sem IVA, separados por tipo de rendimento, como serviços e venda de bens. Incluir IVA aumenta indevidamente o rendimento relevante e, por consequência, a contribuição.

O Konta entrega a declaração trimestral por mim?

O Konta calcula a declaração e entrega-a na Segurança Social Direta apenas quando o contabilista lhe dá essa ordem. A decisão e a responsabilidade pela submissão são sempre suas, e o Konta não substitui o seu programa de contabilidade nem o de faturação certificada.

Posso experimentar antes de pagar?

Sim. O Konta tem período de teste gratuito, sem cartão de crédito. Para uma avaliação realista, use o SAF-T de alguns clientes independentes do 3.º trimestre e compare os valores por mês com os seus.

Passo seguinte

Ainda vai a tempo de testar com o 3.º trimestre: crie a conta em konta.pt, carregue o SAF-T de três clientes independentes e compare os valores mensais com os que já apurou.