IVA regime de caixa: requisitos, faturas e conferência numa carteira

No IVA regime de caixa, o erro mais comum é achar que o cliente pode adiar o IVA apenas do lado das vendas. Não pode: a exigibilidade passa para o recebimento, mas o direito à dedução nas compras também só nasce com o pagamento ao fornecedor. O regime está no Decreto-Lei n.º 71/2013, de 30 de maio, e aplica-se a quem cumpre os requisitos e optou por ele junto da AT.

O que é o regime de IVA de caixa e quem pode aderir

No regime normal, o IVA das vendas é exigível na data da fatura (artigo 8.º do Código do IVA). No regime de caixa, só é exigível quando o cliente paga, no todo ou em parte. Para o sujeito passivo, isto alivia a tesouraria quando os clientes pagam tarde.

Os requisitos principais, segundo o Decreto-Lei n.º 71/2013, são estes:

• volume de negócios não superior a 500.000 euros no ano civil anterior (ou, no início de atividade, o estimado para o primeiro ano);
• enquadramento no regime normal de IVA, não no regime de isenção do artigo 53.º do Código do IVA;
• situação contributiva e tributária regularizada;
• opção comunicada à AT, nos termos e prazos que o Portal das Finanças indica.

Confirme sempre os limites e os prazos de opção e de cessação na legislação em vigor e no Portal das Finanças, porque estes elementos podem ser alterados. O que escrevemos aqui reflete a data de 30 de outubro de 2026.

O que muda nas faturas e nos recibos

Este é o ponto onde mais gabinetes encontram problemas. O regime tem consequências documentais:

• as faturas emitidas devem conter a menção "IVA - regime de caixa";
• o recebimento deve ser titulado por um recibo, que discrimina o IVA correspondente ao valor recebido;
• um recebimento parcial gera IVA exigível só sobre a parte recebida;
• se a fatura não for paga, o IVA acaba por se tornar exigível no 12.º mês posterior à data da fatura, nos termos do diploma. Confirme a redação em vigor antes de aplicar a regra a um caso concreto.

O programa de faturação do cliente tem de estar parametrizado para o regime. Se o cliente emite faturas sem a menção, ou não emite recibos, o problema nasce na origem e só o descobre ao preparar a declaração periódica. Sobre este ponto, veja como verificar e escolher programas certificados pela AT.

E o IVA dedutível nas compras?

O sujeito passivo em regime de caixa só deduz o IVA das compras quando paga ao fornecedor. Há duas consequências práticas:

• uma fatura de fornecedor lançada em outubro e paga em dezembro só entra na dedução do período do pagamento;
• os pagamentos parciais exigem dedução proporcional, o que obriga a ligar a contabilidade à conta de bancos.

Se o fornecedor também estiver em regime de caixa, o seu IVA só é exigível quando recebe, mas o direito à dedução do seu cliente segue a regra que o diploma estabelece. Convém verificar caso a caso, em vez de assumir simetria. Para a ligação entre pagamentos e movimentos bancários, o método está em reconciliação bancária: método, erros frequentes e como acelerar num gabinete.

Quando o regime de caixa não compensa

Nem sempre convém ao cliente. Se a maior parte das vendas é paga no momento da fatura, o ganho de tesouraria é pequeno e a complexidade administrativa aumenta. Se o cliente tem muito IVA dedutível em compras pagas a prazo, o regime pode atrasar a dedução. Compare o prazo médio de recebimento com o prazo médio de pagamento antes de recomendar a opção.

Como conferir o regime numa carteira de clientes

Uma verificação mensal razoável, antes da declaração periódica, inclui:

1. confirmar na ficha fiscal de cada cliente qual o regime de IVA e a periodicidade;
2. verificar se as faturas do período têm a menção do regime;
3. cruzar recibos e recebimentos com o extrato bancário;
4. cruzar as compras pagas no período com os pagamentos efetivos;
5. rever as faturas em aberto que se aproximam dos 12 meses.

Quanto ao prazo da declaração periódica, a regra geral do artigo 41.º do Código do IVA fixa o dia 10 do 2.º mês seguinte para a periodicidade mensal e o dia 15 do 2.º mês seguinte para a trimestral. Confirme no Portal das Finanças o calendário aplicável. Sobre os erros mais frequentes nessa fase, leia declaração periódica do IVA: prazos, conferência e erros a evitar.

Como o Konta resolve isto

O Konta prepara e verifica. A submissão é sempre sua. Também não substitui o programa de contabilidade nem o programa de faturação certificada do cliente. O que faz neste tema:

• guarda a ficha fiscal de cada cliente, com NIF, regime de IVA e periodicidade, para saber de relance quem está em regime de caixa;
• cria sozinho as obrigações de cada cliente e dá visto automático quando confirma que estão cumpridas;
• verifica o calendário fiscal da AT todos os dias;
• lê o SAF-T de faturação do cliente (XML ou ZIP), identifica o cliente e o período e mostra, por mês, os valores faturados sem IVA, divididos em bens, serviços e outros, sem os documentos anulados (A) e já faturados (F), com exportação em CSV;
• faz a reconciliação bancária do banco com a conta 12, e o contabilista aceita cada sugestão.

Há limites que deve conhecer. O Konta não calcula totais de IVA por taxa, nem decide se um recebimento tem o IVA exigível. Essa análise, e o apuramento, ficam consigo e com o seu programa de contabilidade. O ganho está em chegar ao fecho do período com o SAF-T lido, os recebimentos conciliados e as obrigações por cliente visíveis.

Para usar, basta três passos: importar a carteira em Excel, enviar ou reencaminhar o SAF-T de cada cliente (cada um tem um email próprio @konta.pt) e rever o mês por cliente. Pode ver as funcionalidades em konta.pt/funcionalidades.

Comparação das opções para controlar o regime

Opção	Pontos fortes	Limites
Folha de Excel	Flexível, sem custo adicional	Sem aviso de prazos, sem leitura do SAF-T, depende de disciplina
Programa de contabilidade	Lança, apura e entrega o IVA	Não organiza sozinho a carteira nem lê o SAF-T de cada cliente por si
Konta	Ficha fiscal, obrigações com visto, SAF-T por mês, conta 12	Não apura IVA por taxa nem substitui o programa de contabilidade

Se tem poucos clientes em regime de caixa e já controla tudo no programa de contabilidade, o Excel pode chegar. O Konta compensa quando a carteira cresce e o problema passa a ser organização e conferência. Para um quadro geral, veja software de contabilidade: o que deve cobrir num gabinete em 2026.

Preços

Os planos vão do Solo, a 12,50 euros por mês até 15 clientes, ao Gabinete, a 35 euros até 100 clientes. O Escritório custa 53 euros até 150 clientes e o Escritório+ 62 euros até 200, mais 9 euros por cada 50 clientes acima disso. Os preços não incluem IVA e são por gabinete, não por utilizador. Todas as funcionalidades estão em todos os planos. Está disponível um período de teste gratuito, e o detalhe está em konta.pt/precos.

Perguntas Frequentes

Quem pode optar pelo IVA de caixa?

Podem optar os sujeitos passivos em regime normal cujo volume de negócios no ano civil anterior não tenha excedido 500.000 euros, com a situação tributária e contributiva regularizada, conforme o Decreto-Lei n.º 71/2013. A opção é comunicada à AT. Confirme os prazos no Portal das Finanças.

O IVA de caixa adia também a dedução do IVA das compras?

Sim. O sujeito passivo em regime de caixa só deduz o IVA suportado nas compras quando paga ao fornecedor, e proporcionalmente nos pagamentos parciais. Por isso, convém cruzar as compras com os pagamentos efetivos antes de fechar cada período.

O que acontece se o cliente não pagar a fatura?

O IVA não fica indefinidamente por exigir. Nos termos do diploma, torna-se exigível no 12.º mês posterior à data da fatura, mesmo sem recebimento. Confirme a redação em vigor e acompanhe as faturas em aberto antes dessa data.

O Konta apura o IVA do regime de caixa?

Não. O Konta não calcula totais de IVA por taxa nem entrega declarações à AT. Mostra a ficha fiscal com o regime, lê o SAF-T do cliente por mês, sem IVA, e ajuda na reconciliação bancária. O apuramento e a submissão continuam a ser seus.

Próximo passo

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