Programas certificados pela AT: como verificar e escolher

Quem emite faturas através de um programa certificado pela AT tem de o confirmar no Portal das Finanças e no número impresso em cada documento. Quem apenas lê o SAF-T desses clientes, como o gabinete, não precisa de um programa certificado para isso, mas precisa de saber distinguir uma coisa da outra. Os programas certificados pela AT são os de faturação que cumprem os requisitos da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, e que constam da lista publicada pela Autoridade Tributária.

O que significa estar certificado pela AT

A certificação aplica-se ao programa de faturação, não ao contabilista, ao gabinete nem a uma aplicação de gestão de carteira. O regime de base está na Portaria n.º 363/2010, que define os requisitos técnicos, e no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que fixa as regras de emissão e conservação de documentos de faturação. Confirme sempre a redação em vigor no Portal das Finanças, porque a legislação foi sendo alterada.

Na prática, um programa certificado:

• atribui a cada documento uma numeração sequencial por série, sem permitir saltos silenciosos;
• gera o código hash que encadeia os documentos;
• imprime nos documentos a menção "Processado por programa certificado n.º X/AT";
• exporta o ficheiro SAF-T (PT) de faturação no formato definido pela AT.

O número X é o que identifica o programa no registo da AT. Não identifica o seu cliente nem o seu gabinete.

Como confirmar se um programa está certificado

Não se baseie na publicidade do fornecedor. Faça estes passos:

1. Peça ao cliente uma fatura emitida e veja se tem a menção de programa certificado e o número de certificação.
2. No Portal das Finanças, consulte a lista de programas de faturação certificados e procure esse número, o nome do produto e a versão.
3. Confirme se a versão em uso é a que consta da certificação. Uma atualização maior pode exigir nova certificação.
4. Verifique se o cliente se enquadra no regime: nem todos os sujeitos passivos estão obrigados a usar programa certificado, e as exceções dependem do volume de negócios e da natureza da atividade. Cite sempre a fonte e a data da consulta no seu processo.

Se o número não aparecer na lista, o problema é do cliente e do fornecedor, mas chega ao gabinete quando o SAF-T não valida. Por isso, vale a pena fazer esta verificação na entrada de um cliente novo, e não em dezembro.

O que a certificação não garante

Certificado não quer dizer certo. O programa cumpre requisitos técnicos, mas o cliente pode:

• anular documentos sem motivo registado;
• emitir com o NIF errado do adquirente;
• usar a taxa ou a isenção incorretas;
• exportar o SAF-T de um período errado.

A conferência do conteúdo continua a ser sua. Veja como fazê-la em Ficheiro SAF-T: o que contém e como o conferir antes de o usar e em Como validar o SAF-T: o que conferir antes de usar o ficheiro do cliente.

Programa certificado, programa de contabilidade e software de gabinete

São três categorias diferentes, e confundi-las gera erros de compra.

Categoria	Para que serve	Precisa de certificação AT?
Programa de faturação	Emitir faturas, recibos e notas de crédito do cliente	Sim, nos termos da Portaria n.º 363/2010
Programa de contabilidade	Organizar a contabilidade e preparar as declarações	Tem os seus próprios requisitos; veja Programa de contabilidade: o que faz, o que não faz e como escolher
Software de gestão de carteira	Organizar clientes, obrigações e prazos do gabinete	Não emite faturação própria do cliente

Um programa de faturação certificado pode ser a melhor escolha para o cliente e, ainda assim, não resolver nada do trabalho do gabinete. O inverso também vale. Se quiser aprofundar o segundo ponto, leia Software para contabilistas: o que deve preparar e o que só a si compete.

Como o Konta resolve isto

O Konta não é um programa de faturação certificado e não substitui nenhum. Lê o SAF-T que o programa certificado do seu cliente exporta, e prepara e verifica o que a partir daí lhe interessa. A submissão é sempre sua.

O que faz, em concreto:

• lê o SAF-T de faturação (XML ou ZIP), identifica o cliente e o período e mostra, por mês, os valores faturados sem IVA, divididos em bens, serviços e outros, excluindo documentos anulados (A) e já faturados (F);
• exporta esses valores em CSV;
• valida o SAF-T com a aplicação oficial da AT (FACTEMICLI) e comunica ao e-Fatura quando o contabilista manda, um a um ou em lote;
• dá a cada cliente um email próprio (@konta.pt) que importa o SAF-T reencaminhado para lá;
• aceita ficheiros SAF-T até 300 MB, em XML, ZIP ou GZ.

O Konta não calcula totais de IVA por taxa. Se precisa deles, continuam a vir do seu programa de contabilidade ou da declaração.

Para a primeira semana, sugerimos três passos:

1. Importe a carteira por Excel, com NIF, regime de IVA e periodicidade de cada cliente.
2. Peça aos clientes que reencaminhem o SAF-T para o email @konta.pt respetivo, ou carregue o ficheiro diretamente.
3. Valide com o FACTEMICLI e comunique ao e-Fatura os que estiverem prontos.

Para testar com poucos clientes antes de decidir, veja Programa para contabilistas: como testá-lo com três clientes reais antes de o adotar.

Preços do Konta

Os preços estão publicados em konta.pt/precos, sem IVA, por gabinete e não por utilizador. Todas as funcionalidades estão em todos os planos; só muda o número de clientes:

• Solo: 12,50 EUR/mês até 15 clientes;
• Início: 17 EUR até 30;
• Essencial: 26 EUR até 50;
• Gabinete: 35 EUR até 100;
• Escritório: 53 EUR até 150;
• Escritório+: 62 EUR até 200 clientes, mais 9 EUR por cada 50 acima disso.

O pagamento trimestral tem 5% de desconto, o semestral 10% e o anual dois meses grátis. Há período de teste gratuito.

Onde outra opção pode servir melhor

Se o seu problema é emitir faturas certificadas para um cliente sem programa próprio, precisa de um programa de faturação certificado, e o Konta não o é. Se procura contabilidade organizada completa, precisa de um programa de contabilidade. O Konta serve quem tem uma carteira e quer ver, num só sítio, o que cada SAF-T contém, o que falta validar e que obrigações estão cumpridas. A lógica de organização é a de Obrigações fiscais de uma carteira de clientes: como organizá-las sem falhar prazos.

Perguntas Frequentes

Como sei se o programa do meu cliente está certificado pela AT?

Veja se as faturas têm a menção "Processado por programa certificado n.º X/AT" e procure esse número na lista de programas certificados no Portal das Finanças. Confirme também que a versão em uso corresponde à certificada.

O Konta é um programa certificado pela AT?

Não. O Konta não é um programa de faturação nem substitui um. Lê o SAF-T que o programa certificado do cliente exporta e ajuda o contabilista a conferi-lo, validá-lo e comunicá-lo quando este o decide.

Um programa certificado garante que o SAF-T está correto?

Não. Garante que o programa cumpre os requisitos técnicos, mas o conteúdo depende de como o cliente emitiu e anulou os documentos. A validação com o FACTEMICLI e a conferência dos valores mensais continuam a ser necessárias.

Todos os clientes são obrigados a usar programas certificados?

Não necessariamente. A obrigação depende do enquadramento do sujeito passivo, incluindo o volume de negócios e a atividade. Consulte o Decreto-Lei n.º 28/2019 e a informação atualizada no Portal das Finanças antes de decidir, e registe a data da consulta.

Próximo passo

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