e-Fatura: o que conferir por cliente e como comunicar o SAF-T

O e-Fatura não é um programa de faturação: não emite documentos, só recebe o que os programas certificados comunicam, por isso o que lá consta pode estar errado ou incompleto. Para um gabinete, o trabalho é confirmar, cliente a cliente, que o que foi emitido coincide com o que a AT tem registado. A comunicação mensal da faturação faz-se, segundo o Portal das Finanças e o Decreto-Lei n.º 198/2012, até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão, e deve confirmar a redação em vigor antes de dar o prazo ao cliente.

O que o e-Fatura é para um gabinete

O e-Fatura, no Portal das Finanças, reúne os documentos que os emitentes comunicam à AT. Para si interessa por três razões: é a fonte contra a qual o cliente confirma a faturação, é onde se vê o que o fornecedor comunicou e é o destino do SAF-T de faturação quando a comunicação é feita por ficheiro.

O que o e-Fatura não faz: não valida a sua contabilidade, não corrige faturas e não substitui o programa de faturação certificado do cliente. Sobre o que a certificação cobre, veja software certificado pela AT.

Quando e como se comunica a faturação

Existem três vias, e cada cliente usa uma delas:

1. Comunicação automática pelo programa de faturação, documento a documento ou em lote.
2. Envio do SAF-T de faturação no Portal das Finanças, em ficheiro XML.
3. Comunicação manual no próprio e-Fatura, para quem a tem de fazer por essa via.

Se o cliente não teve faturação no período, há ainda a comunicação de inexistência de faturação, que também tem de estar feita. Confirme sempre no Portal das Finanças o regime aplicável a cada cliente, porque as regras diferem consoante o tipo de sujeito passivo.

Que prazo se aplica agora?

A 2 de novembro de 2026, a faturação emitida em outubro deve estar comunicada até 5 de novembro, de acordo com a regra do dia 5 do mês seguinte. Com carteiras de dezenas de clientes, três dias úteis chegam para falhar vários. Este é o tipo de data a pôr no calendário de cada cliente, tal como as do calendário fiscal 2026.

O que conferir em cada cliente

Uma conferência mensal útil não precisa de ser longa. Estes pontos cobrem a maioria dos desvios:

• O período do ficheiro corresponde ao mês que está a fechar.
• O NIF do emitente no SAF-T é o do cliente e não o de outro cliente da carteira.
• Os documentos anulados (tipo A) e os já faturados (tipo F) não entram nos valores faturados.
• O total faturado sem IVA, por mês, bate com o que o cliente diz ter faturado.
• Os documentos que aparecem no e-Fatura são os mesmos que existem no programa de faturação.

Um ficheiro pode estar bem formado e ainda assim ter o período errado. A validação técnica e a conferência de conteúdo são passos distintos, explicados em como validar o SAF-T e em ficheiro SAF-T: o que contém e como o conferir.

Comparação dos métodos para gerir o e-Fatura numa carteira

Método	Onde é mais forte	Onde falha
Portal das Finanças, cliente a cliente	Fonte oficial, sem custo	Entrar cliente a cliente consome tempo e não há visão de carteira
Folha de Excel com estado por cliente	Flexível e barata	Depende de atualização manual; ninguém avisa que um SAF-T está por enviar
Software de gestão de carteira como o Konta	Estado por cliente, leitura do SAF-T e comunicação em lote	Não substitui o programa de faturação nem a sua decisão

Se tem cinco clientes e todos comunicam automaticamente, o Portal e uma folha podem bastar. A necessidade de software surge quando há dezenas de ficheiros por mês, em que o problema deixa de ser a técnica e passa a ser o controlo.

Como o Konta resolve isto

O Konta prepara e verifica; a submissão é sempre sua. Não é certificado pela AT, não submete declarações e não substitui o programa de faturação do cliente: lê o SAF-T que esse programa exporta.

O que faz, em concreto, para o e-Fatura:

• Lê o SAF-T de faturação (XML ou ZIP, até 300 MB), identifica o cliente e o período e mostra os valores faturados sem IVA por mês, divididos em bens, serviços e outros, com exportação em CSV. Não calcula totais de IVA por taxa.
• Valida o ficheiro com a aplicação oficial da AT (FACTEMICLI) e comunica ao e-Fatura quando você manda, um a um ou em lote.
• Dá a cada cliente um email próprio (@konta.pt) que importa o SAF-T reencaminhado para ele.
• Permite consultar documentos do e-Fatura e exportá-los para Excel.
• Cria as obrigações de cada cliente e dá visto automático quando confirma que estão cumpridas, incluindo SAF-T enviado ou já na AT e inexistência comunicada.

Para começar, são três passos: registar o cliente com a ficha fiscal (NIF, regime de IVA, periodicidade); importar o SAF-T ou reencaminhá-lo para o email do cliente; e conferir os valores, validar e ordenar a comunicação. O resto fica consigo. Mais detalhe em konta.pt/funcionalidades.

Os planos publicados em konta.pt/precos, sem IVA e por gabinete, não por utilizador: Solo, 12,50 € por mês até 15 clientes; Início, 17 € até 30; Essencial, 26 € até 50; Gabinete, 35 € até 100; Escritório, 53 € até 150; Escritório+, 62 € até 200, mais 9 € por cada 50 clientes acima disso. Todas as funcionalidades estão em todos os planos e há período de teste gratuito.

Uma ressalva honesta: o Konta não corrige faturas emitidas nem decide por si se um valor está certo. Mostra-lhe o número e o contexto; a conclusão é sua. Para a lógica de gestão de várias obrigações em paralelo, veja obrigações fiscais de uma carteira de clientes.

Perguntas Frequentes

O e-Fatura substitui o programa de faturação?

Não. O e-Fatura recebe e disponibiliza os documentos comunicados à AT, mas a emissão é feita por um programa certificado ou pelo Portal das Finanças. Quem comunica mal ou tarde fá-lo no seu programa, não no e-Fatura.

Até que dia se comunica a faturação ao e-Fatura?

Segundo o Portal das Finanças e o Decreto-Lei n.º 198/2012, até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Para outubro de 2026, a data é 5 de novembro. Confirme a redação em vigor, porque os prazos mudam.

O Konta submete a comunicação ao e-Fatura sozinho?

Não. O Konta valida o SAF-T e comunica ao e-Fatura quando você dá a ordem, um a um ou em lote. A decisão e a responsabilidade pela submissão são do contabilista.

Posso exportar os documentos do e-Fatura para Excel?

Sim, no Konta é possível consultar os documentos do e-Fatura e exportá-los para Excel. Serve para conferir a faturação de um cliente contra o ficheiro SAF-T ou a contabilidade.

Próximo passo

Experimente o Konta durante um mês, sem cartão de crédito, com dois ou três clientes reais e o SAF-T de outubro: em konta.pt, veja se a conferência e a comunicação em lote lhe poupam tempo antes do dia 5.