e-Fatura: o que é, quem comunica e até quando

O e-Fatura é o sistema da AT que recebe os elementos das faturas emitidas em Portugal. Tem dois lados: o emitente comunica os documentos; o adquirente consulta-os e classifica-os, por exemplo para efeitos de despesas dedutíveis em IRS.

Qual é a base legal do e-Fatura?

A base é o Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto. O artigo 3.º trata da comunicação dos elementos das faturas. Estão obrigadas as pessoas, singulares ou coletivas, sujeitas às regras de emissão de faturação em território português nos termos do artigo 35.º-A do Código do IVA e que aqui pratiquem operações sujeitas a IVA.

Até quando se comunica?

Os sujeitos passivos devem comunicar os elementos das faturas até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Esta regra aplica-se aos documentos emitidos a partir de 1 de janeiro de 2023. Para o ponto de situação do prazo, veja a página sobre a comunicação de faturas à AT.

Como se comunica?

• Webservice: transmissão eletrónica de dados em tempo real, a partir do programa de faturação.
• Ficheiro multidocumento: ficheiro SAF-T (PT) enviado no Portal das Finanças ou por linha de comandos. No Portal, o envio está previsto para ficheiros até 40MB; a aplicação de linha de comandos serve independentemente do tamanho.
• Inserção direta no Portal das Finanças: não está disponível para quem emite com um programa certificado, que tem de usar webservice ou ficheiro.

Quem comunica por webservice não precisa de voltar a comunicar por ficheiro. Se faltarem documentos, basta reenviar um ficheiro com a totalidade dos documentos do período: os já integrados são tratados como duplicados e não são recolhidos de novo.

Confusões frequentes

O e-Fatura é a mesma coisa que fatura eletrónica?

Não. O e-Fatura é o canal de comunicação à AT. Emitir uma fatura em PDF não substitui a comunicação dos seus elementos.

Os recibos verdes têm de ser comunicados?

Não. As faturas e faturas-recibo emitidas no Portal das Finanças não têm de ser comunicadas, porque a AT já dispõe da informação na emissão. Veja como emitir recibo verde.

E os recibos de renda?

Os recibos de renda de imóveis não estão abrangidos pela obrigação. Para o adquirente, a AT disponibiliza a informação dos recibos de renda eletrónicos no e-Fatura até ao dia 15 de março do ano seguinte ao da emissão.

Todos os recibos são comunicados?

Não. A obrigação aplica-se aos recibos emitidos por sujeitos passivos no regime de IVA de caixa, ou emitidos a estes sujeitos passivos quando o solicitem.

E as faturas pró-forma e as faturas sem ATCUD?

As faturas pró-forma são documentos de conferência e devem ser comunicadas. As faturas emitidas sem ATCUD também se comunicam, tal como foram emitidas.

O que faz o adquirente?

O adquirente deve pedir fatura em todas as aquisições e, se pedir a inserção do NIF, os elementos ficam disponíveis para classificação depois de comunicados pelo emitente. Trabalhadores independentes e empresários em nome individual têm de indicar se a despesa respeita, total ou parcialmente, à atividade. Quem registar faturas por sua iniciativa deve guardá-las durante 4 anos, contados do final do ano da aquisição. Os passos estão em validar faturas no e-Fatura para o IRS.

Armadilhas para o contabilista

• Documentos retificativos e documentos que passem a anulados também se comunicam, pela mesma via das faturas.
• O ficheiro pode ficar "Integrado parcialmente" ou "Rejeitado", por exemplo por valores diferentes para o mesmo número ou por código de motivo de isenção inválido. Consulte o estado em Consultar Ficheiros.
• A comunicação por subutilizador exige o perfil WFA. A responsabilidade continua a ser do sujeito passivo.

Como o Konta ajuda

No Konta, o contabilista pode ler o ficheiro SAF-T de faturação de um cliente, validá-lo previamente na aplicação oficial da AT e mandar comunicá-lo ao e-Fatura, também em massa. Pode ainda comunicar a inexistência de faturação. O Konta não entrega declarações à AT.