ATCUD: o que é, como obter o código de validação e onde aparece

O ATCUD é o código único de documento. Permite identificar um documento de forma inequívoca, independentemente do emitente, do tipo de documento e da série utilizada. Segundo o artigo 3.º da Portaria n.º 195/2020, resulta da concatenação do código de validação da série com o número sequencial do documento dentro dessa série.

A base legal é o n.º 3 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, que a Portaria n.º 195/2020 regulamenta (requisitos do ATCUD e do código QR). Ver também o glossário do ATCUD.

Como se compõe o ATCUD

O ATCUD tem duas partes, separadas por um hífen:

• o código de validação da série, atribuído pela AT quando a série é comunicada;
• o número sequencial do documento dentro da série.

O código de validação é alfanumérico, com consoantes maiúsculas e algarismos (excluindo o zero e o um). Tem um comprimento mínimo de oito (8) carateres e não existe um máximo definido. Esse comprimento refere-se só ao código de validação, não ao ATCUD completo.

No documento impresso, o ATCUD aparece no formato ATCUD:CódigodeValidação-NúmeroSequencial. No código QR e no SAF-T (PT), os campos do ATCUD levam apenas o código e o número, sem a expressão «ATCUD:».

Quem está obrigado e desde quando

Os sujeitos passivos de IVA, quer exerçam atividade tributada, quer isenta, têm de colocar o ATCUD nos documentos fiscalmente relevantes que emitam. A obrigação aplica-se a qualquer meio de processamento, incluindo máquinas registadoras, e independentemente do volume de negócios ou do regime de tributação.

Os documentos podiam incluir o ATCUD antes de 1 de janeiro de 2023. Os documentos pré-impressos sem ATCUD só puderam ser usados até 31 de dezembro de 2022. A partir de 1 de janeiro de 2023, a emissão de documentos passou a exigir o ATCUD.

Quem está dispensado

• As entidades que não exercem qualquer atividade para efeitos de IVA, como um condomínio sem atividade registada, não estão sujeitas ao Decreto-Lei n.º 28/2019. Podem usar recibos sem comunicação prévia de séries e sem ATCUD.
• Um condomínio registado para qualquer atividade em sede de IVA está obrigado a pôr o ATCUD nos recibos das quotas.
• Os documentos CMR e os de transporte internacional abrangidos pela exclusão prevista no Regime de Bens em Circulação estão excluídos da comunicação de séries e do ATCUD. A exclusão não abrange os documentos de transporte emitidos em alternativa a esses.

Em que documentos aparece o ATCUD

Nenhum tipo de documento fiscalmente relevante está excluído. Incluem-se:

• faturas, faturas simplificadas e faturas-recibo;
• documentos retificativos, como notas de crédito e notas de débito;
• recibos;
• documentos de transporte (ver guia de transporte);
• quaisquer outros documentos que possam ser apresentados ao cliente para conferência de bens ou serviços, incluindo notas de encomenda.

Onde se imprime e como deve aparecer

• Momento: o ATCUD é aposto na emissão, pelo programa informático ou outro meio eletrónico (máquina registadora, terminal, balança). Nos pré-impressos, é impresso pela tipografia autorizada.
• Várias páginas: deve constar em cada página, dentro dos limites de impressão. Num documento de programa certificado, o ATCUD da página com o código QR fica imediatamente acima deste.
• Ecrã: o ATCUD e o código QR têm de estar visíveis e perfeitamente legíveis em qualquer suporte, por exemplo num tablet.
• Pré-impressos: não há tamanho mínimo de letra nem localização obrigatória, mas a legibilidade tem de estar garantida. A AT sugere colocá-lo perto do número do documento e evitar as margens.
• Código QR: só é exigível nos documentos de programas certificados pela AT. O ATCUD é exigível em qualquer meio de processamento.

Como obter o código de validação

A AT disponibiliza dois mecanismos: a comunicação manual no Portal das Finanças, em «Comunicação de séries documentais», e a comunicação aplicacional por webservice. O código é disponibilizado logo após a comunicação.

1. Defina a série para cada tipo de documento e meio de processamento.
2. Comunique a série à AT antes de a começar a usar. O sujeito passivo é quem tem essa obrigação.
3. Receba o código de validação e associe-o à série, no campo próprio da configuração do programa. O programa só deve permitir emitir documentos nessa série depois da associação.

Se emite documentos no Portal das Finanças, não tem de fazer nada: a comunicação é automática, o código é atribuído e o ATCUD é incluído. Ver o glossário sobre o código de validação de série.

Se a série já estiver em uso

Na comunicação de uma série em utilização, a data prevista de início é a data da comunicação. Indica-se o último número já utilizado, em vez do início da numeração.

Regras das séries que geram erros

Que carateres pode ter o identificador da série

O identificador não pode ter mais de 35 carateres. São aceites letras maiúsculas e minúsculas sem acentos nem «Ç», algarismos e os separadores ponto, sublinhado e traço. Não pode começar nem acabar num separador, nem ter dois separadores seguidos. Os identificadores iniciados por «AT» estão reservados a programas da AT.

Casos particulares

• Faturação por terceiro: a obrigação de comunicar as séries continua a ser do sujeito passivo. Deve informar o prestador de serviços das séries e dos códigos a usar. A comunicação pode também ser feita por webservice, com um subutilizador com permissão para isso.
• Tipografia autorizada: o utilizador requisita os documentos indicando a série, o primeiro número e a quantidade (ou o último número). A tipografia comunica a série e a numeração no Portal das Finanças e imprime o ATCUD.
• Autofaturação: existe comunicação de séries com acordo (o fornecedor regista o acordo e o adquirente comunica as séries) e sem acordo, para as situações do n.º 15 do artigo 29.º do CIVA. As séries de autofaturação têm de ser distintas das da faturação normal.

O que fazer se o documento sair sem ATCUD ou com o código errado

Não se pode alterar informação fiscalmente relevante, e uma reimpressão deve preservar o conteúdo original. O documento pode ser anulado se o original ainda não tiver sido entregue ao destinatário. Em alternativa, emite-se um documento retificativo e uma nova fatura.

Se emitiu um documento com um código de validação que não correspondia ao tipo de documento, o código não pode ser editado nem removido da série. Deve encerrar a série e pode comunicar a sua finalização no Portal das Finanças ou por webservice.

Onde o Konta ajuda

Quando o contabilista emite no Portal das Finanças, através do Konta e por sua ordem, faturas, faturas-recibo, recibos ou notas de crédito, o documento é emitido no próprio Portal, onde a comunicação da série é automática e o ATCUD é incluído. O Konta não gere séries próprias nem substitui um programa de faturação. Veja também como emitir uma fatura-recibo e como emitir um recibo verde.