Contabilidade organizada: quando é obrigatória e o que implica

O que é contabilidade organizada

É um sistema de contabilidade que cumpre a lei comercial e fiscal e permite controlar o rendimento ou o lucro tributável. Contrasta com o regime simplificado, em que o rendimento tributável resulta da aplicação de coeficientes ao rendimento bruto. Na prática, a contabilidade organizada segue o SNC e produz balanço, demonstração de resultados e as restantes peças exigidas à entidade.

Quando é obrigatória a contabilidade organizada?

Depende de quem é o sujeito passivo.

Quem está obrigado, por tipo de sujeito passivo

Sujeito passivo	Regra	Base legal
Sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, cooperativas, empresas públicas e demais entidades com atividade comercial, industrial ou agrícola a título principal	Obrigatória, se tiverem sede ou direção efetiva em Portugal. Também as entidades sem sede nem direção efetiva em Portugal, mas com estabelecimento estável cá	Art. 123.º, n.º 1, do CIRC
Titulares de rendimentos da categoria B não abrangidos pelo regime simplificado	Obrigatória, nos termos da lei comercial e fiscal	Art. 117.º do CIRS
Titulares de rendimentos da categoria B abrangidos pelo regime simplificado	Facultativa, por opção	Art. 28.º, n.º 3, do CIRS

O art. 117.º do CIRS manda ainda aplicar aos trabalhadores independentes e empresários em nome individual obrigados à contabilidade o art. 123.º do CIRC. As regras de execução são, portanto, as mesmas.

O limite do regime simplificado em IRS

Ficam no regime simplificado os sujeitos passivos que não ultrapassaram, no período de tributação imediatamente anterior, um montante anual ilíquido de rendimentos da categoria B de 200 000 €. Acima desse valor, aplica-se a contabilidade organizada, com as ressalvas abaixo.

O regime simplificado não cessa logo à primeira ultrapassagem. Só cessa quando o limite é ultrapassado em dois períodos de tributação consecutivos ou, num único exercício, em montante superior a 25 %. Nesses casos, a contabilidade organizada aplica-se a partir do período de tributação seguinte ao da verificação do facto.

No exercício de início de atividade, o enquadramento faz-se pelo valor anual de rendimentos estimado na declaração de início de atividade, se não for exercida a opção pela contabilidade.

Para o enquadramento inicial, consulte também o guia de início de atividade.

Como optar pela contabilidade organizada no regime simplificado

Quem está abrangido pelo regime simplificado pode optar pela determinação dos rendimentos com base na contabilidade. A opção faz-se:

• na declaração de início de atividade; ou
• até ao fim do mês de março do ano em que se pretende alterar a forma de determinação do rendimento, mediante declaração de alterações.

A opção mantém-se válida até o sujeito passivo entregar nova declaração de alterações. Esta produz efeitos a partir do próprio ano em que é entregue, se for feita até ao final de março. Como estamos em outubro de 2026, essa janela já fechou este ano. Para mudar de forma de determinação do rendimento, a janela seguinte é o mês de março do ano em que a mudança deva produzir efeitos.

Contabilidade organizada ou regime simplificado: o que muda nos custos

No regime simplificado, o rendimento tributável obtém-se por coeficientes sobre os rendimentos. Os principais, no art. 31.º do CIRS, são:

• 0,15 às vendas de mercadorias e produtos, entre outros rendimentos previstos na alínea a);
• 0,75 às atividades profissionais especificamente previstas na tabela do art. 151.º;
• 0,35 às prestações de serviços não previstas nas alíneas anteriores.

Os coeficientes das alíneas b), c) e f) são reduzidos em 50 % no período de início de atividade e em 25 % no período seguinte. A condição é que o sujeito passivo não aufira, nesses períodos, rendimentos das categorias A ou H. A redução não se aplica se tiver havido cessação de atividade há menos de cinco anos.

Há uma armadilha para as prestações de serviços dos coeficientes 0,75 e 0,35. Ao rendimento tributável acresce a diferença positiva entre 15 % dos rendimentos brutos desses serviços e a soma de determinadas despesas e encargos. Entre elas estão a dedução específica ou as contribuições obrigatórias, as despesas com pessoal comunicadas, as rendas e outras despesas constantes de faturas comunicadas à AT. Ou seja, no simplificado a despesa real só conta até certo ponto. Com contabilidade organizada, o rendimento resulta da escrita e dos gastos efetivamente suportados e documentados. Compare os dois cenários antes de optar.

Veja os guias do regime simplificado de IRS e do regime simplificado de IRC.

Que regras a contabilidade organizada tem de cumprir?

O art. 123.º do CIRC fixa regras de execução:

• cada lançamento tem de estar apoiado em documentos justificativos, datados e que possam ser apresentados sempre que necessário;
• as operações são registadas cronologicamente, sem emendas ou rasuras, e os erros são objeto de regularização contabilística logo que descobertos;
• não são permitidos atrasos na execução da contabilidade superiores a 90 dias, contados do último dia do mês a que as operações respeitam;
• as entidades devem dispor de capacidade de exportação de ficheiros nos termos e formatos definidos por portaria do Ministro das Finanças.

Na prática, o atraso máximo de 90 dias obriga a um fluxo mensal de recolha de documentos, lançamento e conferência. É aqui que os atrasos de clientes costumam criar problemas ao gabinete.

E quem não tem contabilidade organizada?

Os titulares de rendimentos da categoria B sem contabilidade organizada têm obrigações de registo, no art. 116.º do CIRS:

• os registos das alíneas a), b) e c) do n.º 1 do art. 50.º do Código do IVA;
• o registo em separado dos reembolsos de despesas feitas em nome e por conta do cliente;
• lançamentos no prazo máximo de 60 dias, sempre suportados por documentos comprovativos.

Há dispensas. Uma delas, na redação do Decreto-Lei n.º 35/2025, de 24 de março, abrange quem está no regime de isenção do artigo 53.º do CIVA, não tem nem é obrigado a ter contabilidade organizada e emite faturas exclusivamente nas aplicações de faturação da AT. Quem, sem ser obrigado, tiver um sistema de contabilidade que satisfaça os requisitos de apuramento e fiscalização do imposto também pode não fazer esses registos.

Que normas contabilísticas se aplicam: SNC e NC-ME

A contabilidade organizada em Portugal segue o Sistema de Normalização Contabilística. Para as microentidades existe a Norma Contabilística para Microentidades (NC-ME), homologada em 2015. Aplica-se às entidades que cumpram os requisitos para serem microentidades, tal como definidas pelo n.º 1 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, na redação do Decreto-Lei n.º 98/2015. Só se aplica se a entidade não optar pela NCRF-PE nem pelas NCRF.

Os limites que definem uma microentidade constam desse decreto-lei e não estão reproduzidos aqui. Confirme-os na legislação em vigor antes de enquadrar uma entidade. A estrutura de contas está explicada no guia do plano de contas SNC.

É obrigatório ter contabilista certificado?

A exigência de contabilista certificado decorre do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados, que não é fonte deste guia. Os artigos citados (CIRS e CIRC) falam em dispor de contabilidade organizada, mas não regulam essa matéria. Confirme as regras de responsabilidade técnica junto da Ordem ou do seu contabilista.

Onde entra o Konta

O Konta não é um programa de contabilidade organizada nem o substitui. Para o gabinete que a executa, ajuda na organização à volta dela: calendário fiscal por cliente, leitura de ficheiros SAF-T para conferir totais faturados do mês, sem IVA, por bens, serviços e outros e reconciliação bancária entre banco e contabilidade. Pode testá-lo gratuitamente.