Como anular uma fatura-recibo ou recibo verde no Portal das Finanças

Quem pode anular e onde se faz o pedido

Só o emitente pode pedir a anulação. O artigo 4.º da Portaria n.º 338/2015 diz que a anulação de faturas, recibos e faturas-recibo depende de pedido do sujeito passivo emitente, a submeter obrigatoriamente no Portal das Finanças.

Na prática:

• o adquirente não anula o documento, mesmo que tenha razão para o contestar;
• não basta combinar a anulação com o cliente nem destruir o duplicado;
• o contabilista certificado só pode pedir a anulação se tiver acesso ao Portal em nome do cliente, nos termos da procuração do contabilista no Portal das Finanças.

A regra é a mesma para a fatura, o recibo e a fatura-recibo. Para perceber a diferença entre eles, veja a fatura-recibo: o que é e quando usar.

O que acontece ao documento depois de anulado

A portaria estabelece dois efeitos:

• são desconsiderados os efeitos de titularização das operações e de quitação, consoante as circunstâncias;
• o documento anulado não serve, nomeadamente, como comprovativo de encargos ou gastos.

Isto interessa aos dois lados. O emitente deixa de ter um documento que titula a operação ou prova o recebimento. O adquirente não pode usar o documento anulado para justificar um gasto, seja numa empresa, seja numa despesa que pretenda deduzir.

O adquirente é avisado?

Sim. Verificada a anulação, a Autoridade Tributária e Aduaneira envia uma comunicação informativa à entidade que conste no documento como adquirente. A portaria prevê duas vias:

1. transmissão eletrónica de dados, para quem tenha caixa postal eletrónica ou tenha autorizado no Portal das Finanças o envio de e-mail;
2. simples via postal, nos restantes casos.

Convém por isso avisar o cliente antes de pedir a anulação. Assim, o aviso da AT não o apanha de surpresa e ele pode acertar o seu lado com o respetivo contabilista.

Há um prazo para anular? E se o adquirente já registou o documento?

O artigo 4.º da Portaria n.º 338/2015 não fixa prazo para pedir a anulação e não condiciona o pedido ao facto de o adquirente já ter registado ou deduzido o documento. As fontes consultadas para esta página não indicam outros limites. Se existir uma condição adicional nas instruções do Portal, confirme-a no próprio Portal ou junto da AT antes de agir.

O que a portaria deixa claro é a consequência: o documento anulado deixa de servir como comprovativo de gastos. Se o adquirente já o tinha lançado na contabilidade ou o tinha em conta para efeitos fiscais, tem de regularizar o seu lado. Essa regularização deve ser tratada com o contabilista dele.

Os documentos ficam disponíveis para consulta no Portal pelos emitentes e pelos adquirentes durante um período de doze anos, com consulta imediata dos últimos dois anos. Para os restantes, a informação é disponibilizada a pedido do interessado.

Passos para pedir a anulação no Portal das Finanças

A portaria impõe o canal (o Portal das Finanças) e a autenticação com o NIF e a senha de acesso. Não descreve os ecrãs, e os nomes dos menus podem mudar, por isso siga as indicações do Portal. O percurso habitual é:

1. Autentique-se no Portal das Finanças com o NIF e a senha do Portal das Finanças do emitente.
2. Entre na área de emissão e consulta de faturas, recibos e faturas-recibo.
3. Localize o documento que quer anular, por número ou data de emissão.
4. Escolha a opção de anulação e indique o motivo que o Portal pedir.
5. Confirme o pedido e guarde o comprovativo.

Qual o motivo de anulação a indicar?

Escolha o que corresponde à realidade e guarde o respetivo suporte, como a troca de mensagens com o cliente ou uma nota interna sobre o erro. A portaria não enumera motivos de anulação, por isso a lista de opções é a que o Portal apresentar.

Anular ou emitir uma nota de crédito?

São instrumentos diferentes. A anulação retira ao documento os efeitos descritos acima. Uma nota de crédito é um documento que corrige ou reduz um documento anterior. A Portaria n.º 338/2015 só trata da anulação e não regula a nota de crédito, por isso não encontra nela critérios para escolher entre as duas. A decisão depende do tipo de documento, de como foi emitido e do que o cliente já fez com ele. Em caso de dúvida, o contabilista certificado deve decidir caso a caso.

Se o documento não foi emitido no Portal das Finanças, a anulação ou correção segue as regras e as funcionalidades do programa que o emitiu. Veja também o que é uma fatura e o que é um recibo.

Efeitos no IVA e no IRS

A portaria não detalha o tratamento fiscal em IVA ou IRS. O que resulta do texto é o seguinte:

• o documento anulado deixa de titular a operação e de provar a quitação;
• o adquirente não o pode usar como prova de encargos ou gastos;
• a AT comunica a anulação ao adquirente.

Para o emitente, o passo seguinte é verificar se o documento já entrou na contabilidade ou em declarações. Se sim, a correção tem de refletir-se nesses registos e, se necessário, nas declarações respetivas. Se o documento tinha IVA ou retenção na fonte associados, o tratamento do período em causa deve ser confirmado com o contabilista. Se a operação afinal se mantém, a solução é emitir um novo documento correto. Veja como emitir o recibo verde.

O adquirente que valide faturas no e-Fatura deve rever a lista depois de receber o aviso da AT. Veja como validar faturas no e-Fatura para o IRS.

Erros comuns

• Pedir ao cliente que ignore o documento. Sem pedido de anulação no Portal, não há anulação.
• Não avisar o cliente. A AT comunica ao adquirente, que pode ser apanhado de surpresa.
• Anular sem emitir o documento correto. Se o serviço foi prestado ou o valor foi recebido, falta o documento que o titule.
• Esquecer a contabilidade. A anulação no Portal não corrige por si os registos nem as declarações.

Onde o Konta ajuda

O Konta permite ao contabilista emitir no Portal das Finanças, por sua ordem, faturas, faturas-recibo, recibos e notas de crédito, e enviar os documentos aos clientes por e-mail ou WhatsApp. Não substitui o Portal das Finanças nem o programa de contabilidade.