Guia de transporte: quando é obrigatória e como emitir no Portal das Finanças

Quando é obrigatório emitir guia de transporte?

O Regime de Bens em Circulação (RBC), aprovado pelo DL n.º 147/2003, regula os bens objeto de transações entre sujeitos passivos de IVA e os documentos que os acompanham. A versão consolidada mais recente, consultada para esta página, incorpora as alterações do DL n.º 35/2025, de 24 de março.

A obrigação não depende de existir uma venda. Segundo a AT, o documento de transporte é obrigatório ainda que não haja transmissão de bens, bastando que estes se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, exposição, armazéns e similares.

Alguns casos práticos esclarecidos pela AT, em que há obrigação:

• transferência de mercadorias entre estabelecimentos ou armazéns da mesma empresa (o remetente e o destinatário são a mesma entidade);
• entrega em território nacional a cliente de um sujeito passivo estrangeiro: indica-se este como destinatário e as instalações do cliente como local de entrega;
• transporte de veículos novos sem matrícula do stand para a oficina ou do parque do importador para o concessionário;
• distribuição porta a porta (pão, refeições, gás), com documento global quando os destinatários são desconhecidos à partida.

Esta página não substitui a leitura do âmbito e das exclusões previstos no próprio RBC. Em caso de dúvida sobre uma operação concreta, confirme-a na FAQ oficial da AT ou num Serviço de Finanças.

Que operações estão fora do regime?

A AT indica, nas suas perguntas frequentes, as seguintes situações sem obrigação de documento de transporte:

• bens destinados a exportação, desde que sujeitos a um destino aduaneiro (nomeadamente trânsito e exportação);
• aquisições intracomunitárias de bens;
• transporte de bem do ativo fixo tangível da empresa proprietária, como a máquina agrícola em aluguer de longa duração;
• resíduos sólidos urbanos recolhidos pelas entidades competentes ou por empresas que prestem o mesmo serviço;
• taras e embalagens retornáveis, por força da alínea h) do n.º 1 do artigo 3.º do RBC;
• agricultor que transporte bens da sua produção, desde que o faça ele próprio ou por sua conta;
• veículos com matrícula definitiva transportados por empresas de pronto socorro.

Mesmo nestes casos, pode ser pedida prova da proveniência e do destino dos bens. A AT sugere, como medida cautelar, que o transporte seja acompanhado de documento ou declaração que comprove a natureza e a quantidade dos bens, a proveniência e o destino.

Os bens transportados por vendedores ambulantes e vendedores em feiras e mercados para venda a retalho, e por prestadores de serviços abrangidos pelo regime de isenção do artigo 53.º ou pelo regime dos pequenos retalhistas do artigo 60.º do CIVA, podem circular com as faturas de aquisição em vez do documento de transporte. Veja o regime de isenção do artigo 53.º e o regime dos pequenos retalhistas.

Que documentos servem de documento de transporte?

O RBC admite faturas, guias de remessa e documentos equivalentes (guias de movimentação de ativos próprios, notas de devolução, folhas de obra). Uma fatura pode fazer de documento de transporte, desde que contenha os elementos exigidos.

Elementos mínimos da guia de remessa

• nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e NIF do remetente;
• nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário;
• NIF do destinatário, quando seja sujeito passivo;
• designação comercial dos bens, com as quantidades;
• locais de carga e descarga, referidos como tais, e data e hora de início do transporte.

O valor unitário dos bens não é elemento obrigatório. Se o destinatário não for sujeito passivo, o documento deve mencionar esse facto, salvo se for uma fatura emitida nos termos do artigo 36.º do CIVA. Na falta de menção expressa dos locais e da data de início, presumem-se os constantes do documento.

Como se emite: vias permitidas

O RBC, nos termos do DL n.º 28/2019, admite estas vias de processamento:

1. por via eletrónica;
2. através de programa informático com certificação prévia da AT;
3. diretamente no Portal das Finanças;
4. em papel, com documentos pré-impressos em tipografia autorizada.

É a AT que disponibiliza no Portal das Finanças o sistema de emissão e o modelo de dados para a comunicação. Os documentos emitidos por programa informático com certificação prévia, no Portal ou em papel devem ser processados em três exemplares, com uma ou mais séries convenientemente referenciadas. Os exemplares seguem, respetivamente, para o destinatário, para a inspeção tributária (ambos acompanham os bens) e para o remetente.

As fontes consultadas não descrevem o percurso de menus do Portal das Finanças. Aceda à área de emissão de documentos de transporte com a sua autenticação e siga o ecrã. O mesmo vale para o contabilista que atua com procuração.

Comunicação à AT e código de identificação

Os sujeitos passivos têm de comunicar à AT os elementos do documento, incluindo o código único de documento, antes do início do transporte. A forma varia conforme a via de emissão:

• emissão eletrónica, por programa com certificação prévia ou no Portal: transmissão eletrónica de dados, e a AT atribui um código de identificação ao documento;
• emissão em papel: comunicação por serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com inserção no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte. O mesmo se aplica quando o sistema informático de comunicação esteja inoperacional, desde que devidamente comprovado.

Quando o documento foi previamente comunicado e tem código, o transportador fica dispensado de se fazer acompanhar do documento, desde que leve o código único de documento e o código QR, quando este seja obrigatório. Para o ATCUD e o código de validação de série, consulte o guia próprio.

Um caso especial: o documento global de distribuição (destinatário desconhecido à partida) deve ser sempre impresso em papel, em três exemplares, e acompanhar os bens, mesmo havendo código de identificação.

Dispensa de comunicação: o limite de 100 000 €

A comunicação prévia não é obrigatória para os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, tenham tido volume de negócios igual ou inferior a 100 000 €. Atenção: a dispensa abrange a comunicação, não a emissão. O documento de transporte continua a ser exigível.

Também está dispensada a comunicação quando a fatura serve de documento de transporte e é emitida por sistema informático (eletrónico, com certificação prévia ou Portal). A circulação deve ser acompanhada da fatura emitida.

Situações durante o transporte e documentos globais

• Destinatário ou quantidades desconhecidos à partida: emite-se um documento global e, a cada entrega, um documento (que pode ser uma fatura, ou fatura simplificada), em duplicado, com referência ao global. Os elementos são comunicados até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte.
• Regresso ao armazém: enquanto não houver regresso, por exemplo para repor stock, o documento global inicial mantém-se válido. Voltando ao armazém, emite-se novo documento global antes de novo transporte.
• Alteração do destinatário ou do local de destino, ou não aceitação dos bens: emite-se documento adicional em papel, que identifica a alteração e o documento alterado. Não precisa de comunicação prévia, mas os elementos devem ser comunicados até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte.
• Devolução pelo destinatário: este processa nova nota de devolução, que acompanha os bens.
• Bens para aplicar em serviços prestados pelo remetente: guia global e folha de obra, comunicada até ao 5.º dia útil seguinte.

Quando o documento é considerado não exibido

Mesmo emitido, o documento é tido como não exibido se o remetente (que seja também transportador) estiver numa destas situações: não estar registado, ter cessado atividade nos termos dos artigos 33.º ou 34.º do CIVA, ou estar em falta com as obrigações do artigo 41.º do CIVA durante três períodos consecutivos. Consulte o guia sobre cessação de atividade e o artigo sobre a declaração periódica de IVA.

Os exemplares devem ser conservados até ao final do 4.º ano seguinte ao da emissão (sem prejuízo do artigo 52.º do CIVA). Se, em ação de fiscalização aos locais de armazenagem, o documento não estiver disponível no local por este ser diferente da sede, do domicílio fiscal ou do local de centralização da escrita, o sujeito passivo é notificado para o apresentar no prazo de cinco dias úteis. Para bens de fácil deterioração, a exibição é imediata.

Coimas por falta de guia de transporte

A falta de emissão ou de exibição imediata do documento de transporte, e as situações de documento não exibido acima descritas, são punidas com as penalidades do artigo 117.º do RGIT. Aplicam-se ao remetente e ao transportador (que não seja transportador público regular ou concessionário). As fontes consultadas não indicam os montantes: confirme os valores em vigor na versão atualizada do RGIT.

• Consideram-se não emitidos os documentos que não cumpram as regras de emissão ou comunicação.
• Se vários remetentes partilham o veículo, a infração é imputada a cada um pelos bens que enviou.
• Se o transportador não identificar o remetente, a infração é-lhe imputada.
• As sanções aplicam-se apenas a infrações verificadas durante a circulação dos bens.
• É competente o chefe do serviço de finanças da área onde a infração foi detetada.

A fiscalização cabe à AT e à unidade com atribuições fiscais e aduaneiras da GNR, com colaboração da PSP. Os fiscalizadores consultam a base de dados dos bens em circulação.