Artigo 36.º do CIVA: prazo de emissão e requisitos das faturas explicado
O artigo 36.º do CIVA obriga a emitir a fatura o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.º. Nas prestações intracomunitárias de serviços tributáveis noutro Estado-membro (alínea a) do n.º 6 do artigo 6.º), o prazo vai até ao 15.º dia do mês seguinte. Nos pagamentos antecipados, e quando o pagamento coincide com o momento em que o imposto é devido, a fatura é emitida na data do recebimento. O n.º 5 enumera os elementos obrigatórios: data, numeração sequencial, identificação e NIF das partes, bens ou serviços, preço líquido, taxas, montante de IVA, motivo de não aplicação do imposto e data da operação.
O artigo 36.º do Código do IVA (CIVA) responde a duas perguntas: até quando tem de ser emitida a fatura e o que tem de conter. Aplica-se à fatura exigida pela alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º, ou seja, a quem está obrigado a faturar as suas transmissões de bens e prestações de serviços.
Qual é o prazo para emitir uma fatura?
O n.º 1 fixa três prazos, contados a partir do momento em que o imposto é devido segundo o artigo 7.º (a chamada exigibilidade), e não a partir da data do pagamento ou da encomenda.
| Situação | Prazo |
|---|---|
| Regra geral (alínea a)) | O mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido |
| Prestações intracomunitárias de serviços tributáveis noutro Estado-membro pela alínea a) do n.º 6 do artigo 6.º (alínea b)) | O mais tardar no 15.º dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido |
| Pagamentos de operações ainda não efetuadas, ou pagamento que coincide com o momento em que o imposto é devido (alínea c)) | Na data do recebimento |
Exemplo ilustrativo (regra geral). Numa semana sem feriados, o imposto torna-se devido numa segunda-feira. Contando os dias úteis seguintes: terça (1.º), quarta (2.º), quinta (3.º), sexta (4.º) e segunda-feira seguinte (5.º). A fatura tem de estar emitida, o mais tardar, nessa segunda-feira.
Exemplo ilustrativo (serviço intracomunitário). Um gabinete presta consultoria a uma empresa de outro Estado-membro, operação tributável no país do cliente. Se o imposto for devido em março, a fatura pode ser emitida até 15 de abril.
Exemplo ilustrativo (adiantamento). Um cliente transfere um sinal para uma obra que ainda não começou. A fatura do adiantamento é emitida no dia em que o dinheiro é recebido, e não no fim da obra.
No último caso, quando o pagamento coincide com a operação, muitos profissionais usam a fatura-recibo. Para as operações com clientes de outros países da União Europeia, veja o guia de IVA intracomunitário e VIES.
Faturas globais e devoluções
- Faturas globais (n.º 2): o processamento não pode ir além de cinco dias úteis do termo do período a que respeitam.
- Devoluções de mercadorias (n.º 3): entre as mesmas pessoas, a fatura é substituída por uma guia ou nota de devolução, emitida o mais tardar no 5.º dia útil seguinte à data da devolução.
Pode haver prazos mais longos?
Sim, mas não por decisão da empresa. O n.º 8 permite ao Ministro das Finanças fixar prazos mais dilatados para sujeitos passivos cujos bens ou serviços, pela sua natureza, impeçam o cumprimento do prazo do n.º 1.
Que requisitos tem de cumprir uma fatura?
Segundo o n.º 5, a fatura tem de ser datada e numerada sequencialmente, e tem de conter:
| Alínea | Elemento |
|---|---|
| a) | Nome, firma ou denominação social, sede ou domicílio e NIF do fornecedor e do adquirente sujeito passivo |
| b) | Quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com os elementos necessários para determinar a taxa; embalagens não transacionadas indicadas à parte, com menção de que foi acordada a sua devolução |
| c) | Preço líquido de imposto e outros elementos incluídos no valor tributável |
| d) | Taxas aplicáveis e montante de imposto devido |
| e) | Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso |
| f) | Data em que os bens foram colocados à disposição, em que os serviços foram realizados ou em que houve pagamentos antecipados, se for diferente da data de emissão |
Se a mesma fatura incluir bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes, as quantidades e denominações, os preços e o imposto (alíneas b), c) e d)) têm de ser indicados separadamente, por taxa.
Menções obrigatórias em casos especiais
- Autoliquidação (n.º 13): nas situações das alíneas i), j), l), m) e n) do n.º 1 do artigo 2.º, e sempre que o adquirente for o devedor do imposto, a fatura tem de conter a expressão «IVA - autoliquidação».
- NIF do consumidor final (n.º 16): é sempre obrigatório indicá-lo quando o adquirente não sujeito passivo o solicite.
- Representante fiscal (n.º 9): se o fornecedor não tiver sede, estabelecimento estável ou domicílio em Portugal e tiver nomeado representante nos termos do artigo 30.º, a fatura inclui também o nome, a morada e o NIF do representante.
- Operações assimiladas (n.º 7): nos documentos das operações assimiladas a transmissões de bens (alíneas f) e g) do n.º 3 do artigo 3.º) e a prestações de serviços (alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 4.º) basta indicar a data, a natureza da operação, o valor tributável, a taxa e o montante do imposto.
Notas de crédito e outros documentos retificativos
As guias ou notas de devolução e os documentos retificativos de faturas, como a nota de crédito, têm de ter data, numeração sequencial, a identificação e o NIF das partes, a referência à fatura a que respeitam e as menções dessa fatura que são alteradas (n.º 6). Estes documentos, tal como as faturas, são processados em duplicado: o original destina-se ao cliente e a cópia fica com o fornecedor (n.º 4).
Fatura eletrónica e autofaturação
A fatura pode ser emitida por via eletrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário (n.º 10). A autofaturação, em que é o próprio adquirente a elaborar a fatura, exige três condições (n.º 11):
- acordo prévio escrito entre fornecedor e adquirente;
- prova de que o fornecedor tomou conhecimento da emissão e aceitou o conteúdo;
- a menção «autofaturação» na fatura.
Que redação está em vigor?
O texto atual, publicado no Portal das Finanças, resulta de várias alterações:
- Decreto-Lei n.º 197/2012, de 24 de agosto, em vigor desde 1 de janeiro de 2013: n.º 1, n.º 3, n.º 5 (proémio), n.º 6, n.º 9, n.º 11 e aditamento do n.º 16.
- Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro: alínea a) do n.º 5 e n.º 10; revogou os n.os 12, 14 e 15 e aditou o n.º 17.
- Decreto-Lei n.º 85/2022, de 21 de dezembro, com efeitos a partir de 1 de janeiro de 2023: n.º 13 (menção «IVA - autoliquidação»).
O n.º 17 remete para legislação especial a regulamentação do processamento e da guarda das faturas e dos documentos retificativos. Requisitos como o código ATCUD não estão no artigo 36.º. A comunicação das faturas à AT também é uma obrigação à parte: veja comunicação de faturas à AT. As faturas simplificadas têm regras próprias no artigo 40.º.
Erros comuns detetados num gabinete de contabilidade
- Faturar no fim do mês o trabalho do mês inteiro sem ser em regime de faturas globais, o que pode ultrapassar o prazo do 5.º dia útil.
- Faturar o adiantamento só na conclusão da obra, quando a fatura devia ter sido emitida na data do recebimento.
- Omitir o motivo de isenção numa fatura sem IVA (alínea e) do n.º 5).
- Esquecer a expressão «IVA - autoliquidação», por exemplo em serviços abrangidos pelo artigo 2.º. Veja autoliquidação na construção civil.
- Misturar taxas numa só linha, em vez de separar quantidades, preços e imposto por taxa.
- Emitir notas de crédito sem referência à fatura que corrigem.
- Recusar o NIF a um particular que o pede: o n.º 16 torna-o obrigatório nesse caso.
- Praticar autofaturação sem acordo escrito ou sem a menção «autofaturação».
Como o Konta ajuda
No Konta, o contabilista pode emitir no Portal das Finanças, por ordem sua, faturas, faturas-recibo, recibos e notas de crédito dos clientes, e ler os ficheiros SAF-T de faturação para conferir os totais de IVA por taxa. O Konta não é software de faturação certificado: a emissão é feita no Portal das Finanças.
Perguntas frequentes
É obrigatório pôr o NIF de um cliente particular na fatura?
Só quando o cliente o pedir. O n.º 16 do artigo 36.º do CIVA torna a indicação do NIF do adquirente não sujeito passivo obrigatória sempre que este a solicite. Se o cliente for sujeito passivo, o NIF é sempre obrigatório.
Quando tenho de emitir fatura de um adiantamento ou sinal?
Na data do recebimento. A alínea c) do n.º 1 do artigo 36.º manda emitir a fatura no dia em que se recebe um pagamento relativo a uma operação ainda não efetuada.
Posso enviar as faturas apenas por email?
Sim. O n.º 10 do artigo 36.º permite emitir faturas por via eletrónica, sob reserva de aceitação pelo destinatário.
Quando é que a fatura tem de ter a menção IVA - autoliquidação?
Quando é o adquirente a liquidar o imposto, nomeadamente nas situações das alíneas i), j), l), m) e n) do n.º 1 do artigo 2.º do CIVA. Nesses casos, a fatura do fornecedor tem de conter a expressão «IVA - autoliquidação».
O que tem de constar de uma nota de crédito?
Data, numeração sequencial, identificação e NIF do fornecedor e do adquirente, a referência à fatura que corrige e as menções dessa fatura que são alteradas.
Qual é o prazo das faturas globais?
O processamento das faturas globais não pode ir além de cinco dias úteis contados do fim do período a que respeitam.
Fontes oficiais
Conteúdo informativo, verificado contra as fontes acima à data de atualização. Não substitui o aconselhamento de um contabilista certificado nem a leitura da lei aplicável ao seu caso.