NIF e NIPC: o que são, como se validam e como obter

O que é o NIF

O registo como contribuinte é obrigatório para qualquer cidadão, nacional ou estrangeiro, residente ou não residente, que esteja sujeito a obrigações fiscais ou queira exercer os seus direitos junto da AT. Esse registo dá origem ao número de identificação fiscal (NIF), composto por 9 dígitos.

O NIF é condição essencial para muitos atos da vida corrente, não só fiscais: emprego, contratos, abertura de contas bancárias e segurança social. Está regulado no Decreto-Lei n.º 14/2013, de 28 de janeiro, que sistematiza a legislação sobre o número de identificação fiscal. Veja também as definições resumidas de NIF e NIPC.

Cada cidadão apenas pode ser titular de um único NIF. Quem já tem um número não deve pedir outro, mesmo que mude de país de residência ou de estatuto.

NIF e NIPC: qual a diferença?

• NIF: o número de identificação fiscal. No uso corrente, é o número das pessoas singulares.
• NIPC: o número de identificação de pessoa coletiva, atribuído às entidades coletivas. O regime de numeração consta do mesmo Decreto-Lei n.º 14/2013.

Quando se procura o «NIF da empresa», procura-se o NIPC. Para uma empresa que vai começar a trabalhar, veja o guia de início de atividade.

As fontes oficiais consultadas para esta página não detalham o procedimento de atribuição do NIPC. Confirme o procedimento em vigor junto da entidade competente antes de constituir a sociedade.

Como é composto o NIF: prefixos e dígito de controlo

No NIF das pessoas singulares, os oito primeiros dígitos são sequenciais e o último é um dígito de controlo. O número mantém-se sempre o mesmo, quer o cidadão esteja inscrito como residente, quer como não residente.

Prefixos referidos pelas fontes da AT

Início do número	Significado
1, 2 ou 3	Gama normal de NIF.
3	Algarismo inicial atualmente atribuído às pessoas singulares.
45	NIF especial de não residentes que apenas obtêm em Portugal rendimentos sujeitos a retenção na fonte a título definitivo.

As fontes consultadas não listam os restantes prefixos nem o tipo de entidade a que cada um corresponde. Para saber a que entidade pertence um número, consulte o registo no Portal das Finanças.

Como se valida um NIF

A validação tem dois níveis, e convém não os confundir:

1. Validação formal: o número tem 9 dígitos e o último é coerente com os restantes, isto é, o dígito de controlo confere. Deteta erros de escrita.
2. Validação de existência: o número está atribuído a um contribuinte. Só o registo da AT a confirma.

Um número que passe na verificação do dígito de controlo pode não estar atribuído a ninguém. Por isso, antes de emitir uma fatura a um novo cliente, confirme o NIF no documento de identificação ou na ficha do cliente. Esta página não reproduz o cálculo do dígito de controlo (módulo 11), porque as fontes oficiais consultadas não o descrevem. Use uma ferramenta de validação fiável ou o Portal das Finanças.

Para o NIF de IVA de outros países da União Europeia, a validação faz-se no sistema VIES. Veja o guia de IVA intracomunitário e VIES.

Como obter o NIF de pessoa singular

Nacionalidade portuguesa

• Com Cartão de Cidadão: peça o NIF nos balcões do IRN ou no Serviço do Cartão de Cidadão.
• Com Bilhete de Identidade vitalício: peça em qualquer Serviço de Finanças ou Loja do Cidadão.
• Recém-nascidos: o NIF é atribuído com o pedido do Cartão de Cidadão, no programa Nascer Cidadão.

Documentos a apresentar: documento de identificação civil e documento comprovativo da morada.

Nacionalidade estrangeira

O próprio pede o NIF em qualquer Serviço de Finanças ou Loja do Cidadão, com agendamento prévio obrigatório do atendimento presencial. O representante legal ou procurador pode pedir no Portal das Finanças, através do e-balcão, na opção «Registo Contribuinte > Identific > Atrib/Alter NIF-Singulares», ou presencialmente, também com marcação.

A marcação faz-se no Portal das Finanças, em Contactos > Atendimento por Marcação, ou pelo Centro de Atendimento Telefónico, através do número (+351) 217 206 707, nos dias úteis das 9:00 h às 19:00 h.

Documentos necessários para o não residente:

• documento de identificação civil, nomeadamente o passaporte;
• documento com a morada no estrangeiro, exceto se constar do documento de identificação;
• se o pedido for feito por representante legal, o seu documento de identificação e a procuração com poderes para o efeito.

A procuração deve ter assinatura reconhecida, salvo se for passada a advogado ou solicitador, identificado nessa qualidade. Os documentos em língua estrangeira devem ser apresentados em cópia traduzida e devidamente certificada. Sobre as procurações a contabilistas, veja a procuração do contabilista no Portal das Finanças.

NIF de não residente e NIF 45

Se estiverem reunidas as condições, o NIF é atribuído ao estrangeiro como residente no estrangeiro (não residente). Quando reunir as condições para ser considerado residente fiscal em Portugal, terá de pedir a alteração de morada.

O NIF especial 45 é diferente. É atribuído pela AT quando um não residente obtém em Portugal rendimentos sujeitos a retenção na fonte a título definitivo e ainda não tem NIF da gama normal. Quem deve pedi-lo é a entidade que coloca os rendimentos à disposição e faz a retenção. O não residente que o conheça não deve usá-lo em nenhuma circunstância. Só o NIF da gama normal é válido na relação jurídica tributária com a AT, na compra e venda de imóveis e na abertura de contas bancárias.

Para o enquadramento destes rendimentos, veja o Modelo 30.

Representante fiscal: quando é obrigatório

Na atribuição do NIF a um não residente, a designação de representante fiscal não é obrigatória. Passa a ser exigível quando o cidadão estabelece uma relação jurídica tributária, por exemplo se for proprietário de veículo registado em Portugal, de imóvel em Portugal, se celebrar contrato de trabalho para atividade em Portugal ou exercer uma atividade por conta própria em Portugal.

Nesse caso, fica obrigado, no prazo de 15 dias, a designar representante fiscal em Portugal ou a aderir a um canal de notificação eletrónica: as notificações e citações eletrónicas do Portal das Finanças ou a caixa postal eletrónica ViaCTT. O prazo conta-se da constituição da relação jurídica tributária ou da comunicação da morada para país ou território terceiro.

• A nomeação ou a adesão a um canal eletrónico é facultativa para residentes na União Europeia, na Noruega, na Islândia, no Liechtenstein e para andorranos residentes em Andorra.
• Quem reside em país terceiro e exerce atividade por conta própria em Portugal tem de designar um representante fiscal de IVA, mesmo que adira a um canal eletrónico. O representante tem de ser sujeito passivo de IVA com residência em Portugal, e a nomeação faz-se antes de iniciar a atividade.
• Podem ser representantes fiscais contribuintes singulares ou coletivos com domicílio em Portugal. Um estrangeiro só pode sê-lo se tiver título de autorização de residência válido e estiver inscrito como residente.

O representante assegura a receção da correspondência da AT, o cumprimento dos deveres acessórios, incluindo a entrega de declarações, e o exercício dos direitos de reclamação, recurso ou impugnação. Não responde pelo pagamento dos impostos do não residente. A exceção é o IVA numa atividade por conta própria: aí existe responsabilidade solidária do representante.

A falta de designação obrigatória, ou uma designação sem aceitação expressa do representante, é punível com coima de 75,00 € a 7.500,00 €. O não residente fica ainda impossibilitado de exercer direitos junto da administração tributária.

A nomeação faz-se no Portal das Finanças ou presencialmente. Quem tem NIF como não residente e senha de acesso entrega a nomeação em Cidadãos > Serviços > Dados Cadastrais > Representante > Entregar Nomeação. O representante aceita, com a sua própria senha, em Representante > Confirmar Nomeação.

Quando o não residente passa a residente

O cidadão é considerado residente em Portugal se tiver permanecido mais de 183 dias, seguidos ou interpolados, em qualquer período de 12 meses com início ou fim no ano em causa. Também o é se, tendo permanecido menos tempo, dispuser de habitação em condições que façam supor intenção atual de a manter e ocupar como residência habitual.

Verificado um destes critérios, deve comunicar a residência no prazo de 60 dias e atualizar o registo, através do e-balcão («Alteração Morada/Singulares») ou presencialmente com marcação prévia.

Como o Konta ajuda neste tema

No Konta, a ficha de cada cliente da carteira inclui o NIF, ao lado do regime de IVA e da periodicidade. Fica no mesmo sítio onde o gabinete acompanha o calendário fiscal. O Konta não atribui nem valida NIF junto da AT; a atribuição e a confirmação de existência continuam a fazer-se no Portal das Finanças.

Para continuar

O NIF do adquirente aparece nas faturas e no código ATCUD. Ao classificar a atividade de uma empresa, veja o guia do CAE.