Fatura pró-forma: o que é, base legal e quando usar
A fatura pró-forma é um documento prévio, emitido antes da transmissão de bens ou da prestação de serviços, que não é uma fatura para efeitos do Código do IVA. Segundo a AT, não é válida para exercer o direito à dedução do IVA. Se o cliente pagar com base nela, tem de ser emitida a fatura na data do recebimento. No SAF-T (PT) é exportada como documento de conferência, com o tipo PF.
O que é uma fatura pró-forma
A fatura pró-forma é um documento emitido antes de a operação se realizar, para o cliente conferir bens ou serviços, preços e condições. Não titula a operação e não substitui a fatura.
Os tipos de fatura que um sujeito passivo pode emitir são a fatura, a fatura-recibo e a fatura simplificada. A pró-forma não é nenhum deles.
Base legal e tratamento fiscal
O Código do IVA não define a fatura pró-forma. O enquadramento resulta de três pontos.
- Dedução do IVA. A AT responde que as faturas pró-forma não são documentos válidos para exercer o direito à dedução. Quem as emite, quando não correspondam a uma operação nem a um pagamento efetivos, deve nelas fazer constar que não conferem esse direito. Ver IVA dedutível.
- Documento fiscalmente relevante. O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, introduziu o conceito. Segundo o parecer técnico da OCC (PT27229), nesta categoria incluem-se os orçamentos, as faturas pró-forma e outros documentos similares.
- SAF-T (PT). A Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro, prevê a tabela de documentos de conferência (WorkingDocuments), onde a pró-forma tem o tipo "PF". Ver SAF-T (PT).
A assinatura destes documentos pelo programa informático de faturação resulta do n.º 1 do artigo 7.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho. O parecer da OCC indica que esta obrigação existe desde 1 de abril de 2012. A comunicação à AT destes documentos tem regras próprias, tratadas no mesmo parecer. Confirme como o seu programa a trata, para evitar que o cliente a veja no e-Fatura como se fosse uma fatura.
Quando tem de haver fatura
O artigo 29.º, n.º 1, alínea b), do CIVA obriga a emitir fatura em todas as transmissões de bens e prestações de serviços, incluindo os pagamentos antecipados. Pelo artigo 36.º, a fatura é emitida:
- o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido;
- na data do recebimento, se o pagamento for anterior à operação.
Por isso, se o cliente pagar com base na pró-forma, a fatura do adiantamento deve ter a data do recebimento. Ver artigo 36.º do CIVA e fatura.
Confusões frequentes
A pró-forma serve de comprovativo de despesa?
Não para efeitos de IVA. O adquirente não exerce o direito à dedução com base nela.
É o mesmo que um recibo?
Não. A pró-forma é um documento prévio e não é uma fatura nem uma fatura-recibo. Ver recibo e fatura-recibo.
Posso anulá-la com uma nota de crédito?
As notas de crédito e de débito são documentos retificativos de faturas. A pró-forma não é uma fatura. Ver nota de crédito.
Pode ficar na mesma série que as faturas?
Não. Cada tipo de documento deve ter numeração sequencial própria.
Exemplo ilustrativo: uma empresa envia ao cliente uma pró-forma para uma encomenda de mercadorias. O cliente paga antecipadamente com base nela. No dia em que o pagamento é recebido, a empresa emite a fatura do adiantamento. Quando as mercadorias forem entregues, emite a fatura da operação dentro do prazo do artigo 36.º. A pró-forma, por si só, nunca serviu ao cliente para deduzir IVA.
Perguntas frequentes
A fatura pró-forma é válida para deduzir IVA?
Não. A AT esclarece que as faturas pró-forma não são documentos válidos para exercer o direito à dedução do IVA. Quem as emite deve indicar que não conferem esse direito.
A fatura pró-forma é uma fatura?
Não. Os tipos de fatura previstos são a fatura, a fatura-recibo e a fatura simplificada. A pró-forma é um documento prévio, de conferência, que não titula a operação.
Que código tem a pró-forma no SAF-T?
No SAF-T (PT) é exportada na tabela dos documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, com o tipo "PF", segundo o parecer da OCC sobre a Portaria n.º 302/2016.
Se o cliente pagar a pró-forma, tenho de emitir fatura?
Sim. Os pagamentos antecipados obrigam à emissão de fatura. A data da fatura deve coincidir com a data do recebimento do adiantamento, nos termos do artigo 36.º do CIVA.
A pró-forma tem de ser assinada pelo programa de faturação?
Segundo o parecer da OCC, sim: o artigo 7.º da Portaria n.º 363/2010 manda assinar os documentos de conferência de mercadorias ou de serviços, categoria em que se inclui a pró-forma. Esta obrigação existe desde 1 de abril de 2012.
Fontes oficiais
- AT — Perguntas frequentes sobre IVA e faturação (enquadramento legal)
- CIVA — Artigo 36.º, prazo de emissão e formalidades das faturas (Portal das Finanças)
- OCC — Parecer técnico PT27229 sobre IVA e faturação (faturas pró-forma)
Conteúdo informativo, verificado contra as fontes acima à data de atualização. Não substitui o aconselhamento de um contabilista certificado nem a leitura da lei aplicável ao seu caso.